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Neue Entgeltrunde

Via Top Level Menü lässt sich eine neue Entgeltrunde erzeugen:
neue-ETR.PNG
Folgende Eingabemaske öffnet sich:
Maske-neue-ETR.PNG
Maske-neue-ETR.PNG (46.56 KiB)
Bedeutung der einzelnen Felder:

Bezeichnung
Das Feld Bezeichnung bietet die Möglichkeit einen Titel für die gewünschte Entgeltrunde zu hinterlegen. Hier empfiehlt sich, eine möglichst eindeutige Bezeichnung zu wählen, um die Entgeltrunde auch entsprechend zuordnen zu können.

Referenz
Durch die Wahl der Referenz wird festgelegt, ob die Entgeltrunde für bestimmte Organisationseinheiten oder ein ausgewähltes Personal (bspw. für bestimmte Spezialisten) erfolgen soll.
Wird der Wert „Org.Einheiten“ gewählt, so erscheint bei der Auswahl der bekannte Org-Tree. Bei der Wahl einer Org.Einheit werden automatisch die darunterliegenden Org.Einheiten miteinbezogen. Manuell lassen sich einzelne Org.Einheiten herausnehmen.
Referenz-Org.PNG
Referenz-Org.PNG (38.3 KiB)
Bei der Wahl des Wertes „Personal“, kann ein konkretes Personal ausgewählt werden. Bei der Zuweisung öffnet sich entsprechend die Personalliste. Manuell können hier einzelne Mitarbeiter oder per „Alle auswählen“ alle Mitarbeiter übernommen werden. Eine geeignete Vorfilterung kann hier vorgenommen werden:
Referenz-Perso.PNG
Bei der Auswahl der Referenz „Org.Einheiten“ bekommt man die Möglichkeit „Ausnahmefilter“ nach Personalgruppe, Arbeitsverhältnis, Job Familie, Austritt anstehend und/oder Befristung zu setzen.
Falls ein bestimmtes Personal, das sich in einer der ausgewählten Org.Einheit befindet, von der Entgeltrunde ausgeschlossen werden soll, kann man dies hierüber festlegen (bspw. Personal mit einem besonderen Arbeitsverhältnis oder auch Personal, das bereits gekündigt hat).
Diese Filter bieten eine Mehrfachauswahl und können miteinander kombiniert werden:
Referenz-Org-Ausnahme.PNG
Referenz-Org-Ausnahme.PNG (21.76 KiB)
Eine Erläuterung zur Option Vorgesetztenrunde wird an dieser Stelle erläutert: Info Vorgesetztenrunde.

Zahlungsarten
Hier sind Zahlungsarten, für die in der Runde neue Werte beschlossen werden sollen, hinterlegt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Hinweis: Es sollten je Runde nur eine begrenzte Anzahl von Zahlungsarten ausgewählt werden, da sonst die späteren Arbeitstabellen zur Neu-Festlegung zu viele Spalten bekommen (mit jeder Zahlungsart multiplizieren sich die Budgetspalten). Wir empfehlen daher nur eine Zahlungsart je Runde, technisch wird dies allerdings nicht begrenzt.
Zahlungsarten.PNG
Zahlungsarten.PNG (21.52 KiB)
Sobald eine Zahlungsart ausgewählt wurde, ergeben sich zwei weitere Pflichtfelder:

(1) Toleranz (Zahlungsart) %
Wenn die beiden Felder „Budget berechnen“ und „Automatisch verteilen“ mit dem Wert „ja“ belegt sind, wird das gesamte Budget auf das Personal aufgeteilt. Standardmäßig sind diese Felder entsprechend vorbelegt.

Dies hat zur Folge, dass man für kein Personal den berechneten Vorschlag erhöhen kann, da das Budget vollständig verteilt wurde. Hier müsste erst bei einem anderen Mitarbeiter die Erhöhung gekürzt werden, um Spielraum für eine individuelle Erhöhung zu haben. Das kann in der Praxis recht lästig sein.
Daher empfiehlt sich eine prozentuale Toleranz. Damit kann man vorübergehend außerhalb des Budgets planen und Vorschläge setzen.Angenommen es wurde bei Budget% ein Wert von 3,0% festgelegt und es ergibt sich so eine Gesamtzahlung/Budget von 100 TE für ein OE. Wenn bei der Toleranz ein Wert von „3,0%“ festgelegt wurde, kann das Budget bis auf 103 TE überdehnt werden.

(2) Budget (Zahlungsart) %
Standardmäßig ist das Feld mit dem Wert „100%“ vorbelegt. Dies bedeutet, dass das Gesamtbudget zur Berechnung der neuen Vorschläge genauso bemessen ist wie das aktuelle Entgelt. Demnach also kein Spielraum für Erhöhungen vorhanden ist. Das sollte natürlich nicht der Normalfall sein. Üblicherweise wird die geplante Erhöhung aufgeschlagen. Bei einer geplanten Erhöhung von durchschnittlich 3% sollte demnach ein Wert von „103%“ hinterlegt werden.

Grundsätzlich kann das Budget aber auch unterhalb von 100% liegen, wenn beispielsweise Lohnkürzungen stattfinden müssen.

Währung
Innerhalb einer Entgeltrunde muss mit genau einer Währung gearbeitet werden. Weisen einige Leute in den Benefits-Entgeltdaten Buchungen in einer anderen Währung als die hier ausgewählte auf, so werden sie gemäß der hinterlegten Wechselkurse umgerechnet (wenn die EZB-Schnittstelle aktiv ist, gelten die tagesaktuellen Kurse).

Hinweis: Es wird dringend empfohlen nicht mit unterschiedlichen Währungen in einer Entgeltrunde zu arbeiten. Ebenso sollte keine Entgeltrunde in einer anderen Währung, als die, in der die Engeltbuchungen aus dem Benefits Modul gewählten Währung, durchgeführt werden. Es empfiehlt sich dann, je Währung eine Entgeltrunde zu führen.

Budget berechnen

Budget berechnen = ja
Standardmäßig ist hier ein „ja“ hinterlegt. Das bedeutet, dass prozentuale Erhöhungen auf Personalebene als Vorschläge berechnet und daraus Budgets auf Basis der OE abgeleitet werden.Hierbei untersucht das System für die gewählten Zahlungsarten bei welchen Mitarbeitern aktuelle Zahlungsbuchungen dieser Zahlungsart vorliegen. Als „aktuell“ gelten dabei Buchungen gemäß dem jeweiligen Turnus der Zahlungsart. Bei Zahlungsart „Monatsgehalt“ wird die im aktuellen Monat gefundene Entgeltbuchungen als Basis zur Vorschlagsberechnung gewählt.

Wird bei einem Mitarbeiter keine Buchung dieser Zahlungsart im aktuellen Monat gefunden, wird die Buchung des vorherigen Monats als Basis gewählt.Wird dort auch keine Buchung dieser Zahlungsart gefunden, wird für den betreffenden Mitarbeiter kein Vorschlag berechnet und mit „0“ hinterlegt. Diese Mitarbeiter tragen dann nicht zum Gesamtbudget bei, können aber im Rahmen der Budgetgrenzen und Toleranzen eine manuelle Erhöhung erhalten.Bei Zahlungsart mit Turnus „jährlich“ oder „einmalig“ wird bei der Vorschlags-/Budgetberechnung gleichermaßen vorgegangen: Zunächst wird bei diesem Mitarbeiter im aktuellen Jahr nach einer Buchung dieser Zahlungsart geschaut. Wird dort nichts gefunden, dann wird im Vorjahr gesucht. Liegt auch dort keine Buchung vor, wird der Vorschlag mit „0“ hinterlegt und trägt auch mit „0“ zum Gesamtbudget bei.

Budget berechnen = nein
Wenn dieses Feld auf „nein“ gestellt wird, erfolgt keine Berechnung des Budgets bzw. der Erhöhungen auf Basis der bisherigen Zahlungsarten-Buchungen.

Es erscheint ein neues Pflichtfeld zur Eingabe „Budget absolut (#zahlungsart)“, in der ein absoluter Zahlenwert eingetragen werden kann. Dieser Wert wird dabei als Wert für das Gesamtbudget der Entgeltrunde abgelegt (also nicht nur die Erhöhung der aktuellen Gesamtzahlung).
Außerdem erscheint eine zusätzliche automatische Information “Aktuelles Budget (#zahlungsart)“, so dass man einen Anhaltspunkt für die Festlegung des neuen Budgets erhält.
Berechnen-Nein.PNG
Berechnen-Nein.PNG (17.24 KiB)
Hinweis:
Was passiert mit den Org.-Budgets, wenn ein Mitarbeiter Stellen in mehreren Org.Einheiten besetzt?
Für die Berechnung der Org.-Budgets und Darstellung im Entgeltrunden-Tree wird immer nur die primäre Besetzung berücksichtigt. Die primäre Besetzung ergibt sich nach dem bekannten Regelwerk so:
  • Stelle mit größten Besetzungsanteil
  • Wenn alle Besetzungen identische Besetzungsanteile aufweisen, gilt die Besetzung als primär, die schon länger andauert
  • Wenn alle Besetzungen identische Besetzungsanteile aufweisen und zum selben Zeitpunkt begonnen haben, dann ist die Besetzung der Stelle mit der niedrigeren Stellen-ID (ältere Stelle) die primäre Besetzung
Folglich wird jeder Mitarbeiter genau einmal, nämlich mit seiner primären Besetzung, im Entgeltrunden-Tree angezeigt.

Automatisch verteilen

Automatisch verteilen = ja
Standardmäßig ist dieses Feld mit „ja“ vorbelegt und sorgt dafür, dass das gesamte Budget auf die Org.Einheiten und das darin angeordnete Personal verteilt wird. So ergeben sich „Vorschläge“ für Entgeltanpassungen für alle Mitarbeiter sowie die Budgets der Org.Einheiten.

In Verbindung mit „Budget berechnen=ja“ ist die Berechnung der Änderungsvorschläge einfach: Es wird nach den zuvor getroffenen Einstellungen die gewählte Zahlungsart bei den Mitarbeitern jeweils prozentual erhöht und so bildet sich das Budget der Org.Einheit sowie der darüberliegenden Org.Einheit bis hin zum Gesamtbudget.

In Verbindung mit „Budget berechnen=nein“ erfolgt die Berechnung für „Automatisch verteilen“ folgendermaßen: Es wird zunächst die aktuelle Summe der gewählten Zahlungsart errechnet. Das System prüft nun, bei welchen Mitarbeitern aktuelle Zahlungsbuchungen dieser Zahlungsart vorliegen und addiert diese auf.  Diese Summe wird dann mit dem manuell erfassten „Budget absolut (#zahlungsart) in Beziehung gesetzt, so dass sich eine prozentuale Veränderung ergibt. Dieser Prozentwert wird dann herangezogen, um die Vorschläge für die neuen Entgelte der Mitarbeiter und die daraus abgeleiteten Budgets der Org.Einheiten zu berechnen.

Automatisch verteilen = nein
Manchmal kann es gewünscht sein, dass die Verteilung vollständig manuell erfolgen soll. Damit wird erreicht, dass nur das Gesamtbudget auf der obersten Ebene des Entgeltrunden-Tree angezeigt wird.

Optionen
Ob die folgenden Informationen angezeigt werden, kann per Multiselectbox gesteuert werden: 
Optionen.PNG
Optionen.PNG (19.2 KiB)
  • Absolute Erhöhung: Dadurch wird in der Spalte „Zahlungsart (Neu)“ neben dem neuen Entgelt und der prozentualen Erhöhung ein dritter Wert für die absolute Erhöhung angezeigt.
  • Vorname vorn: Wird "Vorname vorn" abgewählt, werden die Namen in der Entgeltrunde so angezeigt: "Nachname, Vorname". Dies ist dann auch beim alphabetischen Sortieren zu beachten.
  • Alter / Eintritt: Wenn "Alter" oder "Eintritt" abgewählt werden, werden sie nicht mehr hinter den Mitarbeiternamen angezeigt.
Wirksam ab
Mit diesem Datum wird dokumentiert, ab wann das neue Entgelt gültig sein soll. Beispielsweise für die Weitergabe an die Entgeltabrechnung ein relevanter Wert.
Dieses Datum wird im Arbeitstree als Spalte angezeigt.