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Reminder im Superview
Definition

Reminder sind vom System generierte, automatische Wiedervorlagen (Erinnerungen). Sie können für bestimmte Ereignisse und für bestimmte Mitarbeiter gesetzt werden.

Sie können die Reminder-Konfiguration über das rexx-Bubble-Menü aufrufen.
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Reminder-Ebenen

Für Administratoren existieren drei Reiter (Ebenen) für die Reminder-Einstellungen:
  • Meine Reminder
  • Reminder Superview
  • Benutzer Reminder
In diesem Hilfetext werden die Einstellungen für "Reminder Superview" beschrieben. Für die Einstellungn im Bereich "Meine Reminder" bzw. "Benutzerreminder" nutzen Sie bitte die dazugehörigen Hilfetexte.
So stellen Sie Reminder für andere Benutzer ein:

Benutzer mit umfangreicheren Berechtigungen können über den Reiter "Reminder Superview" auch Reminder für andere Benutzerprofile verwalten.

Dies betrifft sowohl den fremdgesteuerten Versand von Remindern, als auch die Freigabe zur eigenständigen (De-)Aktivierung. > In beiden Fällen gilt als Grundvoraussetzung, dass die betreffenden Reminder in den Benutzerrechten freigegeben sind!

Zudem können Sie über die Benutzerfreigabe dem jeweiligen User die Option geben, die Reminder selbst zu bearbeiten.
  • Fremdgesteuerter Versand bedeutet, dass die Benutzer des in der Spalte 'Gültig' ausgewählten Profils den (aktivierten!) Reminder zugestellt bekommen, egal ob sie diesen wollen oder nicht. Wichtig hierbei:! Ist die Benutzerfreigabe akitviert, so überwiegt die Einstellung durch den Benutzer selbst, die Supervieweinstellung. Sie sollten daher beim Einsatz fremdgesteuerter Reminder den betreffenden Profilen (Spalte 'Gültig') nicht gleichzeitig das Recht auf eigenständige Verwaltung ('Benutzerfreigabe') desselben Reminders geben (Spalte 'Profile'). Es sei denn Sie wünschen, dass der Benutzer die Möglichkeit hat, diesen für sich selbst einzustellen.(Nähere Informationen lesen Sie weiter unten in den Bereichen "Benutzerfreigabe" und "Benutzereinstellungen")
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  • Freigabe zur eigenständigen Verwaltung bedeutet, dass die ausgewählten 'Profile' den betreffenden Reminder unter 'Meine Reminder' angeboten bekommen und eigenmächtig (de)aktivieren können. Zusätzliche Vorraussetzung zur Sichtugn und Bearbeitung der Reminder sind die entsprechenden Zugriffsrechte laut Benutzer/Profil-Einstellungen(Siehe hierzu: Rechte).

    Wenn Sie einem Profil einen Reminder freigeben ('Benutzerfreigabe' - 'Ja'), und diesen direkt auf 'aktiv' setzen, ist es für den Benutzer so, als ob er sich diesen selber aktiviert hätte. Entschließt er sich nun, einen 'voraktivierten' (und freigegebenen!) Reminder eigenmächtig zu deaktivieren, ist dies für Sie per Superview erkennbar - Sie sehen, welche Benutzer freigegebene Reminder auf 'Aus', bzw. 'An' stehen haben: Durch Klick auf die blau verlinkte Zahl werden diese namentlich gelistet.
Spalte "Aktiv"

In dieser Spalte können Sie einen Reminder durch einen Klick aktivieren oder deaktivieren. Das grüne Häkchen zeigt an, dass der Reminder aktiv ist.
Spalte "Ereignis"

In dieser Spalte sind die einzelnen Ereignisse die einen Reminder auslösen und auf die Sie Zugriff haben, gelistet.
Spalte "Gültig"

Um z.B. bei Bewerbungseingang oder -änderung nur in den für Sie relevanten Fällen informiert zu werden, klicken Sie in der Spalte 'Ereignis' auf die Bezeichnung, und wählen aus dem Feld 'Gültig' die Einstellung 'Sachbearbeitung' aus. rexx informiert Sie dann gezielt bei Ereignissen zu Bewerbern, die auf einer Stelle erfasst sind/werden, bei der Sie als Sachbearbeiter hinterlegt sind. Info! Nähere Informationen zum Thema "Gültigkeit" finden Sie weiter unten in diesem Bereich.

Mithilfe des Speichern-Button übernehmen Sie den ausgewählten Wert und die Liste schließt sich wieder.

Bei einigen Remindern können Sie die Gültigkeit nicht festlegen, entweder wird für diese Reminder keine Gültigkeitsunterscheidung benötigt (bsp. "Email bei rexx Nachrichen", "Wartender Besetzungsantrag (an Empfänger)") oder Ihnen fehlen die erforderlichen Zugriffsrechte (Rechte). Wenden Sie sich hierzu ggf. an Ihren Administrator.
Prinzipiell wird zwischen 3 Gültigkeitsgruppen unterschieden:
1. Gruppe (Sachbearbeiter vs. Alle)

Folgende Reminder sind von dieser Gruppierung betroffen:Ablauf Extern-Publizierung
  • Ablauf Home-Publizierung
  • Ablauf Print-Publizierung
  • Bewerber-Export nach HR
  • Bewerbung Metastatus "Neu" unbearbeitet
  • Bewerbungseingang
  • Neu: Neuer sonstiger Kontakt
  • Schreibauftrag Erledigung
  • Neu: Sonstige Kontakte: Metastatus "Neu" unbearbeitet
  • Neu: Viasto Interview abgeschlossen
Die Auswahl "Sachbearbeiter" beinhaltet, dass Sie nur in den für Sie relevanten Fällen informiert zu werden, d.h. wenn Sie als Sachbearbeiter im Job hinterlegt sind bzw. Sachbearbeiter des betreffenden Bewerbers sind.

Mit der Gültigekit „Alle“ erhalten Sie diesen Reminder für alle Ereignisse betreffend, unabhängig davon ob Sie der Sachbearbeiter des Jobs / des Bewerbers sind.

2. Gruppe (Alle vs. Sachbearbeiter vs. Fachentscheider vs. Sachbearbeiter / Fachentscheider)

Folgende Reminder sind von dieser Gruppierung betroffen:
  • Fehlendes Feedback bei Weiterleitung
Der Versand des Reminders erfolgt bei einer offenen Weiterleitung zu einem Bewerber, die nach einer vorgegebenen Anzahl an Tagen (siehe Spalte „Nach Ereignis“) noch nicht beendet worden ist.

Mit der Gültigkeit "Alle" erhalten Sie diesen Reminder für alle offenen Weiterleitungen, unabhängig davon, ob Sie im Weiterleitungsprozess involviert oder der Sachbearbeiter des Jobs sind. (Steht in Abhangigkeit von den Zugriffsberechtigungnen auf die Bewerber)

Wenn Sie hier „Sachbearbeiter“ auswählen, erhalten Sie diesen Reminder nur wenn Sie der Sachbearbeiter des Jobs/Bewerbers sind.

Die Auswahl „Fachentscheider“ bewirkt, das Sie den Reminder erhalten, wenn Sie nach einer vorgegebenen Anzahl an Tagen, immer noch eine offene Weiterleitung zu einem Bewerber in Ihrem Kontaktcenter haben.
Achtung:! Es ist ausschließlich der Fachentscheider der empfangenen Weiterleitung gemeint (also der Empfänger der Weiterleitung), unabhängig vom eingetragenen Fachentscheider des Jobs.

Wenn Sie hier „Sachbearbeiter / Fachentscheider“ auswählen, erhalten Sie den Reminder nur, wenn Sie der Sachbearbeiter und/oder Fachentscheider (= Empfänger der Weiterleitung) des Bewerbers sind (siehe oben).
3. Gruppe (Alle vs. Genehmiger vs. Genehmiger + Antragsteller)

Folgende Reminder sind von dieser Gruppierung betroffen:
  • Besetzungsantrag Ablehnung
  • Besetzungsantrag Genehmigung
Mit der Gültigkeit "Alle" erhalten Sie den Reminder für jeden Besetzungsantrag, unabhängig davon, ob Sie im Antragsprozess involviert sind oder nicht.

Die Auswahl "Genehmiger" bewrikt, dass Sie diesen Reminder nur erhalten, wenn Sie in der Genehmigungsreihenfolge für den Besetzungsantrag sind.

Wenn Sie hier „Genehmiger+Antragsteller“ auswählen, erhalten Sie diesen Reminder nur, wenn Sie der Antragsteller und/oder in der Genehmigungsreihenfolge für diesen Besetzungsantrag sind.
Spalte "Zustellung"

In der Spalte "Zustellung" legen Sie nun fest, ob Sie den Reminder nur als Wiedervorlage in rexx (es erscheint dann zum gewünschten Termin ein Eintrag in Ihrem Workcenter), und/oder eine eMail an Ihr Mailingsystem (Outlook, Lotus Notes..) erhalten möchten.

Gerade für Fachentscheider, die i.d.R. nur anlässlich neu weitergeleiteter Bewerbungen ins rexx gehen, empfehlen wir die Einstellung 'email, rexx' - also beides.
Spalte "Anlage"

In dieser Spalte können Sie Dateien mit dem Reminder versenden. Diese Anlagen können z.B. Arbeitsanweisungen enthalten.

Sie können eine Anlage hinzufügen, indem Sie in der gleichnamigen Spalte auf den Begriff Anlage klicken, anschließend eine Anlage über den Durchsuchen-Button wählen und mit über das Speichern-Button bestätigen. Indem Sie diesen Prozess wiederholen, können Sie mehrere Anlagen zum Reminder anheften. Über das Mülltonen-Symbol ist es möglich die Anlagen für diesen Reminder wieder zu löschen.
Spalte „Profile“

In der Spalte Profile definieren Sie, für welche Userprofile ein Reminder aktiv sein soll.
Achtung!: Wenn die Benutzerfreigabe für den Reminder aktiv ist (siehe „Spalte Benutzerfreigabe“), können User diesen Reminder über „Meine Reminder“ für sich selbst deaktivieren. Wenn ein User einen Reminder nicht erhält, er aber dem gewählten Userprofil angehört, prüfen Sie bitte die Spalte „Benutzereinstellung“ (siehe unten). Wenn er bei der Benutzereinstellung im „Aus“-Korb enthalten ist, erhält er den Reminder nicht. Die individuellen Benutzereinstellungen sind den Einstellungen im Reminder Superview übergeordnet.

Spalte „Benutzerfreigabe“

Die Benutzerfreigabe bedeutet, dass die User den betreffenden Reminder unter 'Meine Reminder' angeboten bekommen und seblstständig (de)aktivieren können. Hat ein User den Reminder für sich (de)aktiviert, können Sie dies in der Spalte „Benutzereinstellung“ sehen.




Spalte „Benutzereinstellung“

In dieser Spalte ist erkennbar, welche User den freigegebene Reminder auf 'Aus', bzw. 'An' zustehen haben. Durch einen Klick auf die blau verlinkte Zahl werden diese User namentlich aufgelistet.
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Achtung
: Wenn Sie die Benutzerfreigabe von „Ja“ auf „Nein“ zurücksetzen, werden alle zuvor getätigten Benutzereinstellungen wieder gelöscht.
Spalte "Zeiteinheit", "Vor Ereignis / Nach Ereignis"

Mithilfe der 'Zeiteinheit' und der 'Ereignis'-Spalten legen Sie die Frist fest, zu der Sie vor, zum (= 0 Tage vor/nach) oder nach Eintreten des Ereignisses erinnert werden möchten.

Sie können z.B. einstellen, dass der Reminder 5 Tage nach dem Reminder-Ereignis versandt wird.

Standardmäßig ist bei der Zeiteinheit der Wert „./.“ und bei „Vor Ereignis“, Nach Ereignis“ der Wert "0" voreingestellt. Wenn diese Werte eingetragen sind und der Reminder aktiviert wird, werden die kleinsten möglichen Einheiten für den Reminder angewendet. Bei der Zeiteinheit bedeutet dies Tag(e).
Praktisches Beispiel:

Sofern Ihre Fachentscheider die Reminder nicht selber verwalten (sollen), bitten Sie Ihren Administrator darum, diesen den gewünschten Reminder 'aufzudrücken'. Um Ihre Fachentscheider bei säumigem Weiterleitungsfeedback (- ein 'Topseller'...-) an eben dieses zu erinnern, wird der entsprechende Reminder für das benannte Profil (Auswahl per Multiselectbox) gesetzt, und per Haken Bild aktiviert:
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In der Spalte 'Zustellung' entscheiden Sie wieder, ob der Reminder nur im Workcenter zugestellt, bzw. und/oder ein Versand per eMail erfolgen soll. Gerade für Fachentscheider, die i.d.R. nur anlässlich neu weitergeleiteter Bewerbungen in rexx gehen, empfehlen wir die Einstellung 'email, rexx' - also beides.

Legen Sie auch hier die Frist fest, zu der die Reminder verschickt werden sollen und schalten ihn in der Spalte „aktiv“ an:Bild .

Durch 'Benutzerfreigabe - Ja' können Sie die Fachentscheider (statt des 'Aufdrückens') aber auch berechtigen, diesen Reminder selbständig zu (de-)aktivieren. Die Spalte 'Benutzereinstellung' informiert Sie darüber, welche der Fachentscheider den Reminder derzeit erhalten, bzw. bereits deaktiviert haben.

-> Ein Benutzer, der keine Berechtigung auf diesen Reminder hat, wird ihn weder erhalten wenn er ihm aufgedrückt wird, noch sehen können wenn er für ihn freigegeben wird.
Tipp: Für tagtägliche Benutzer reicht ein Reminder innerhalb von rexx i.d.R. aus, für Fachentscheider und/oder weniger frequente Anwender ist jedoch (zusätzlich) der Versand einer eMail ratsam. Bedenken Sie, dass beim Abonnieren des Reminders in rexx und per eMail auch stets beide Nachrichten abgehakt werden müssen (was gerade bei Remindern zu neu eingegangenen Bewerbungen sehr schnell unhandlich werden kann).
Logik des Reminders "Schreibauftrag Erledigung"
  • Dieser Reminder wird nur einmalig verschickt.
  • Zeitpunkt des Versandes richtet sich nach den Remindereinstellugen "Zeiteinheit", "Vor Ereignis" und dem Auftragsdatum.
  • Die Einstellung..
    • .. "Gültig" = "Alle" umfasst: Alle Benutzer, die den Zugriff auf die Bewerberakte haben
    • .. "Gültig" = "Sachbearbeiter" umfasst: Alle Sachbearbeiter der Stelle des betroffenen Bewerbers
Generierung des Reminders

Die Reminder werden in gewissen Zeitintervallen versandt. Hierfür ist ein sogenannter Cronjob verantwortlich. Ein Cronjob ist eine zeitbasierte wiederkehrende Ausführung von Prozessen, der die Voraussetzungen für den Versand eines Reminders überprüft. Diese Prüfroutine kann alle fünf Minuten oder einmal täglich erfolgen, dies ist abhängig vom jeweiligen Reminder.

Ist die Prüfroutine erfolgreich, wird der Reminder versandt.
Info!

Reminder in denen die Spalten „Zeiteinheit“, „Vor Ereignis“ und „Nach Ereignis“ nicht über die jeweilige Ereignisbezeichnung editierbar sind, werden alle fünf Minuten überprüft.

Bei allen anderen Remindern erfolgt die Prüfroutine einmal täglich. Dies geschieht i.d.R. in der Nacht um 04:00 Uhr. Daher werden Reminder, in denen die Spalte „Nach Ereignis“ mit "0" Belegt ist, erst am Folgetag versandt. Die Werte „0“ und „1“ lösen somit dasselbe Verhalten in der Spalte „Nach Ereignis“ aus.

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