Helpcenter

Suche von Helpcenter Themen

1. Grundlagen Exchange-Modul

Diese Funktion ist als rexx-ER-Modul realisiert und kostenpflichtig.

Die Implementierung basiert auf den dafür von Microsoft bereitgestellten Webservice. Damit rexx ER Zugriff auf den Exchange-Kalender erhält, muss dort vom Kunden ein rexx-User eingerichtet werden. Dieser benötigt keine besonderen Zugriffsrechte - insbesondere benötigt er auch keine Rechte auf die Inhalte der Termine aller Exchange-User!

In den meisten Fällen in denen Outlook als Mail-/Kalender-Client eingesetzt wird, steht ein Microsoft Exchange-Server dahinter. Deshalb ist diese Schnittstelle für Kunden interessant, die mit dem Outlook Kalender arbeiten.

Mittlerweile bietet Microsoft die meisten Produkte auch in der Cloud an - unter dem Stichwort "Office 365". Der Office 365-Kalender arbeitet jedoch leider mit einer anderen Schnittstellenspezifikation als der klassische Exchange-Server. Die Anbindung an den Office 365 Kalender entwickelt rexx auf Anfrage.

In diesem Hilfetext geht es nicht nur um die neuen Möglichkeiten mit dem Exchange-Modul, sondern generell um die neuen Funktionen rund um das Interviewmanagement - insbesondere das Interviewtermin-Management. Die Ziffern 3 - 6 beschreiben umfangreiche kostenlose Erweiterungen, die für alle User des aktuellen Release des rexx Enterprise Recruitment interessant sind.

2. Termine finden via Exchange-Module

Der klassische Interview-Prozess startet damit, dass der Fachentscheider/Interviewer ein "Einladen"-Feedback gibt. In manchen Installationen wird dies gleich mit einem konkreten Terminwunsch seitens des Interviewers verknüpft. Wenn es jedoch mehrere Interviewer sind oder die Terminwunsch-Funktion beim Feedback nicht genutzt wird, sind Prozessstörungen aufgrund unklarer Termin-Lage möglich. Selbiges natürlich wenn der Bewerber den vorgeschlagenen Termin nicht wahrnehmen kann und ein neuer Termin vereinbart werden muss.

Hier setzt das neue Exchange-Modul an. Im u.a. Screenshot hat der Fachentscheider Albert Ampel ein "Einladen" mit Termin zurückgesendet. Dadurch wird bekanntermaßen bei der Funktion "Termin (erfassen)“ der Fachentscheider als Interviewer vorbelegt und ebenso das von ihm vorgeschlagene Interview-Datum. Zusätzlich wurde hier ein zweiter Interviewer, J. Biel, hinzugefügt - in der Praxis wird dies oft der ER-Sachbearbeiter/Recruiter sein.
Bild


Wenn das Exchange-Modul aktiviert ist, erscheint in der Interview-Termin-Erfassen-Maske im Layer-Menü "Termin finden". Durch diese Funktion werden die Interviewer und das Interview-Datum an Exchange übergeben und von Exchange wiederum die Termine und freien Blöcke der beteiligten User zurückgemeldet.

Folgender Screenshot zeigt die Ansicht des Layers, wenn "termin finden" ausgelöst wird:
(Wenn als Empfänger gewisse Benutzer eingetragen sind, für die KEIN Exchange-Server verfügbar ist, erscheint eine Fehlermeldung)
Bild


Der Kalender zeigt den zuvor in der Interview-Maske ausgewählten Zeitraum an (bzw. den vom Fachentscheider via Feedback benannten Termin). Ist dieser Termin frei (grün hinterlegt), kann er per Klick direkt ausgewählt werden. Ist der Termin nicht frei, kann einer der freien Zeiträume (grau hinterlegt) ausgewählt werden. Die roten Termine sind fest gebuchte Termin des Users, die orangenen Termine stehen unter Vorbehalt (siehe oben rechts „Legende“).

Sobald ein Zeitraum ausgewählt wurde, schließt sich der Kalender-Layer und der ausgewählte Zeitraum wird automatisch in die Interview-Maske eingetragen (sofern der ausgewählte von dem ursprünglichen Termin abweicht).
ACHTUNG: Damit die Benutzer den Termin auch in ihren Exchange-Kalender eingetragen bekommen, muss unter „Kalendertermin versenden“ „Öffentlich“ oder „Privat“ (gem. der bekannten ICS-Logik) ausgewählt sein.
Bild

Weitere Benutzer, die keine Exchange-Nutzer sind, können anschließend der Empfängerliste hinzugefügt werden. Für diese Benutzer wird wie gewohnt eine ics-Datei gesendet.

Eine Alternative zur Funktion „Termin finden“ bietet die Interviewliste im Kalendermodus (Abfrage: Kalender):
Bild

Über den Schalter „Exchange Kalender“ (oben rechts) kann ausgewählt werden, für welche User über die Schnittstelle die Termine aus deren Outlook geholt und im ER Kalender angezeigt werden sollen (die Exchange-Termine werden in rot bzw. orange angezeigt).

Es werden nur die Buchungen / Reservierungen der Exchange-Termine angezeigt, aber keine Termindetails.

Zudem kann man den Schalter oben links „Kalenderdetail“ (oben links) von „Bewerbung“ auf „Interviewer“ umstellen. Dadurch werden im ER-Kalender nicht primär die Bewerbungen gezeigt, sondern eben die Interviewer zu dem Termin. Die Option „Interviewer“ ist aber nur sinnvoll anzuwenden, wenn KEINE „Exchange Kalender“-Termine für bestimmte User ausgewählt wurden.

3. Termin Status im ER

Im Zuge der Implementierung haben wir für die Bestätigungssituation durch die verschiedenen Interviewer bzw. am Termin beteiligten Benutzer einen „Termin Status“ geschaffen. Dieser gilt grundsätzlich jeweils individuell, sagt also nur aus, wie der jeweilige Benutzer zum Termin steht und nichts über den Termin Status des gesamten Termins.

Diese benutzerindividuellen Termin Status können sein
Bild

Der Status „Eingeladen“ wird vergeben, sobald der Benutzer dem Termin zugeordnet wurde. „Akzeptiert“ bedeutet in Outlook/Exchange „Zugesagt“. Das „Mit Vorbehalt“ ist ebenfalls ein mögliches Outlook/Exchange-Feedback und entspricht von der Prozesswirkung her dem „Akzeptiert“.

Es ist auch möglich, einfach eine E-Mail-Adresse dem Interviewtermin zuzuordnen. Solche Zuordnungen haben dann in ER keinen Status und werden in der u.a. Maske mit einem Dummy-Foto gezeigt.

Die Icons und die Begrifflichkeiten für die verschiedenen Termin Status wurden im rexx ER an Outlook / Exchange angeglichen.

So sieht die Standardansicht eines Interview-Termins aus:
Bild

In obigem Screenshot hat die Interviewerin Jessica Biel bereits akzeptiert, während der Interviewer Albert Ampel bisher noch nicht reagiert hat und deshalb auf „Eingeladen“ steht.

Wird ein Bewerber mittels Formschreiben informiert, welches dem Metastatus "Interview" zugeordnet ist und ein Interviewtermin ist eingepflegt, so wird auch der Status des Bewerbers auf "Eingeladen" gesetzt.
Bild

Über das blau verlinkte Erfasst-Datum im Layer (siehe in vorherigem Screenshot oben links, rot umrandet), gelangt man auf den Kontakteintrag, mit dem der Termin erfasst wurde.

Über das Balkenmenü in diesem Layer können weitere Operationen rund um den Termin durchgeführt werden – inklusive der Erfassung eines Interview-Ergebnisses.

4. Termin Status Handling für Interviewer

Der Termin Status ist unabhängig von dem Exchange-Modul verfügbar. Auch im ER kann ein Fachentscheider direkt auf eine Einladung zum Termin reagieren.

So sieht z.B. die Einladen-Nachricht für einen Fachentscheider im ER aus:
Bild

Hier kann der Empfänger „Akzeptieren“ oder „Ablehnen“ (vorher konnte der Fachentscheider dieses nur auf „Erledigt“ setzen). Für Exchange-User stehen beide Wege offen. Sie können den Termin in ihrem Outlook, oder im ER Backend akzeptieren/ablehnen. Eine Reaktion im rexx wird dann wieder zu ihrem Outlook/Exchange synchronisiert.

Im Outlook haben die Exchange-User allerdings noch die Möglichkeit „Unter Vorbehalt“ zuzustimmen, oder „Eine andere Uhrzeit vorschlagen“. Letzteres wirkt in rexx wie eine Absage, nur dass die zugehörige Nachricht zusätzlich das neue vorgeschlagene Datum/Uhrzeit enthält.

Wenn ein eingeladener Benutzer den Termin ablehnt (bzw. einen neuen Termin vorschlägt), werden die anderen Benutzer darüber via Automails informiert. Hier hat z.B. Jessica Biel den Termin abgelehnt und so sehen es der andere Interviewer (Albert Ampel) und der Terminersteller im ER:
Bild

Automails

Es stehen 4 neue Automails bereit, welche zur Abbildung der Reaktionen („Termin Status“), der zum Termin eingeladenen Benutzer dienen:
Bild

Zusammenfassung: Handling von Zu- oder Absagen und Terminvorschlägen
  • Wenn ein Benutzer in seinem Outlook-Kalender den Termin akzeptiert, ‚unter Vorbehalt‘ akzeptiert, ablehnt oder einen neuen Terminvorschlag macht, wird in ER eine Automail (siehe oben) erzeugt und der Termin Status entsprechend aktualisiert.
  • Die bei Zusagen, Absagen oder Terminvorschlägen in Outlook erfassten Anmerkungen werden jedoch nicht ins rexx ER übertragen.
  • Benutzer, für die kein Exchange-Server verfügbar ist, können bei der innerhalb von rexx ER versendeten Einladung ebenfalls akzeptieren oder ablehnen. Dann werden dieselben Automails ausgelöst, wie bei den Reaktionen via Outlook.
  • Die Aktionen, die ein User in Outlook mit einem rexx ER Termin durchführt (Akzeptieren, Ablehnen, usw.) werden NICHT in Echtzeit an das rexx ER übertragen, sondern im Rahmen des im rexx eingestellten Aktualisierungsintervalls.
Fremdbearbeitung des Termin Status

Berechtigte User können den Termin Status der am Termin beteiligten User bearbeiten. Dies ist eine wichtige Funktion, um Prozessstörungen zu beseitigen. Bsp.: Ein User möchte nicht / kann nicht die Akzeptieren-Funktion benutzen und ruft daher in der HR-Abteilung an, dass diese das „Akzeptiert“ für den Termin manuell setzen mögen.

User, die im ER Termine erfassen können, sollten grundsätzlich auch das Recht zur Termin Status Bearbeitung besitzen. Die Bearbeitung passiert via Balkenmenü > Termin_Status in der I-Termin-Detailansicht:
Bild

5. Termin Status - Handling Bewerbung

Das Einladungs-Formschreiben an den Bewerber kann mit dem Platzhalter ##i-einladung-url versehen werden. Dieser erzeugt dann im generierten Formschreiben einen Link und sieht z.B. so aus:
Bild

Klickt der Bewerber auf diesen Link, landet er im rexx Portal in einer Maske (gem. Portal Layout/CSS):
Bild

Hier kann nun vom Bewerber der Termin akzeptiert oder abgelehnt werden.

Um den Link, welcher durch den Platzhalter ##i-einladung-url erzeugt wird, in einem Formschreiben optisch ansprechender zu gestalten, lesen Sie bitte hier weiter.

Sobald der Bewerber eine Aktion auslöst, wird im rexx ER der Termin Status für den Bewerber entsprechend gesetzt. Im Beispiel-Screen auf der Folgeseite hat der Bewerber den Termin ebenfalls akzeptiert und eine kurze Nachricht mitgesendet.

Im Recruitment wird dadurch eine Automail ausgelöst, welche an die Interviewer und den Ersteller des Interview-Termins gesendet wird:
Bild

Dadurch erfahren alle Beteiligten unmittelbar die Reaktion des Bewerbers und wissen, ob es nun zum Gespräch kommt oder nicht – ganz ohne zusätzliche Kommunikation zwischen HR (Terminorganisator) und den Interviewern.

Sowohl für das Akzeptieren also auch für das Ablehnen des Bewerbers sind entsprechende Automails hinterlegt:
Bild

Der Termin Status für den Bewerber kann alternativ auch manuell über die I-Termin-Maske > Termin_Status gesetzt werden (z.B. wenn der Bewerber anruft, um den Termin zu bestätigen und nicht den Link benutzt), siehe Fremdbearbeitung des Termin Status.

6. Interview-Liste

Die Interview-Liste bietet nun die Möglichkeit, die Termin-Status detailliert anzuzeigen. Dafür werden folgende Spalten und Filter bereitgestellt:
Bild

Die Spalte „Termin Status“ zeigt für alle am Termin beteiligten Interviewer und auch den Bewerber den jeweiligen Termin Status. Das erste Icon vor dem „|“ stellt dabei den Termin Status des Bewerbers dar, die Icons hinter dem „|“ die Status der Interviewer (ein Icon je Interviewer). Bewegt man den Mauszeiger auf die Icons, erhält man die vollständigen Informationen rund um die Termin Status:
Bild

Die Spalte „unklarer Termin Status“ im oberen Screen zeigt „ja“, wenn der Bewerber nicht akzeptiert hat und auch keiner der Beteiligten Interviewer. Der entsprechende Filter „unklarer Termin=ja“ findet demnach alle Termine, die nicht eindeutig akzeptiert sind, wobei es bei mehreren Interviewern für einen Termin ausreichend ist, wenn mindestens ein Interviewer den Termin akzeptiert hat.

Zudem bietet die Interview-Liste zwei weitere Filter, über die man sehr detailliert nach bestimmten Termin Status auf Seiten des Bewerbers oder auf Seiten der Interviewer suchen kann:
Bild

Erweiterung der Bewerbungs- und Interview-Liste
  • Die Interview-Liste wurde mit dem Filter und der Spalte „Bewerbungsstatus“ ergänzt
  • Das Top-Level-Menü in der Interview-Liste ermöglicht es jetzt direkt hier einen neuen Interviewtermin zu erfassen:
    Bild
  • Die Spalten "I-Termin, I-Ort, Interviewer" werden nun auch in der Bewerbungsliste bereitgestellt (dies war im 6er Release auch ansatzweise möglich und erfreut daher sicher einige Wechsler). Liegen für eine Bewerbung mehrere I-Termine vor, werden die Termindaten nach folgender Logik in der Bewerbungsliste dargestellt:

    - Wenn ein Termin in der Zukunft gefunden wird, wird dieser vorrangig gezeigt

    - Wenn es mehrere Termine in der Zukunft gibt, wird der zeitlich nächstliegende Termin gezeigt

    - Wenn es nur vergangene/aktuelle Termine gibt, wird der zeitlich nächstliegende Termin gezeigt
7. Termin Darstellung in Outlook (Webclient)

Die eingeladenen Exchange-Benutzer bekommen eine E-Mail und haben die Möglichkeit, den Termin zu akzeptieren, mit Vorbehalt zu akzeptieren, abzulehnen oder eine andere Zeit vorzuschlagen:
Bild

Zudem wird der Termin im Outlook-Kalender angezeigt:
Bild

Wie bereits erwähnt, arbeitet dass rexx Exchange-Modul so, dass es sich wie ein gewöhnlicher User des Kunden-Exchange-Servers verhält – ohne besondere Rechte oder die Möglichkeit, Termindetails zu sehen. Dafür muss der Kunde einen „rexx Recruitment“-User in seinem Exchange anlegen.

Wenn von rexx ER Termine in das Exchange der User geschrieben werden, dann wird in Outlook dieser rexx Recruitment-User auch als Absender/Erfasser der Termine angezeigt (sh. Screens oben). Der Erfasser dieser Termine ist also ausdrücklich NICHT der User, der den Termin im ER erfasst hat , denn dann hätte rexx ER damit Zugriff auf alle Termine und Termindetails eben dieses Users!

8. Einrichtung Exchange-Modul
Voraussetzungen
  • Unterstützte Versionen: Exchange 2016, 2013, 2010, 2007
  • Es können mehrere Exchange-Server gleichzeitig angesprochen werden.
  • Der Webservice des Exchange-Server muss vom ER aus erreichbar sein.
  • Der Kunde muss auf seinem Exchange-Server einen rexx-Benutzer (z.B. „rexx Recruitment“) anlegen. Dieser benötigt keine besonderen Rechte. Die E-Mail-Adresse dieses Benutzers darf für nichts anderes verwendet werden, insbesondere darf sie nicht ins ER importiert werden!
  • Die ER-Benutzer müssen als E-Mail ihre Exchange-E-Mail verwenden. Anhand der Email-Domain wird der zu verwendene Exchange-Server ermittelt.
Aktivierung
  • Die Systemeinstellung "Exchange-Schnittstelle aktiv?" muss in dem rexx Recruitment aktiviert werden.
    Diese Einstellung kann nur von rexx vorgenommen werden.
  • Unter Systemdaten > Exchange-Server muss ein neuer Eintrag angelegt werden. Es müssen Benutzername und Passwort von dem dafür in Exchange angelegten rexx-Benutzer verwendet werden.
    Bild
  • Im Dropdown-Menü kann mit "Sync-Intervall einstellen" das Intervall eingestellt werden, in dem das rexx Recruitment sich mit dem Exchange-Server verbindet, um Daten abzugleichen und über Zu- oder Absagen informiert zu werden. Je mehr Benutzer es sind, desto größer sollte das Intervall sein. Empfohlen wird ein Intervall zwischen 5 - 15 Minuten.
    Bild

Kommentar