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Veranstaltung (Akte)

In der Akte selbst können Sie alle Daten und Angaben rund um die Veranstaltung einsehen, bzw. editieren.

Im Folgenden werden die einzelnen Felder, bzw. das Vorgehen bei Neuanlage einer Veranstaltung erläutert:
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Wählen Sie einen Veranstaltungstypen aus (1*) - die ID (2) wird vom System automatisch generiert, um eine jede Veranstaltung zu individualisieren - geben der Veranstaltung einen Namen (3) und legen den Zeitraum für die Veranstaltung fest (4). Sie können dabei eine Uhrzeit angeben, wahlweise auch die Stundenanzahl (Hinweis: diese wird nicht automatisch berechnet!).

Der Veranstaltungsstatus (5) kann Aktiv, Abgeschlossen, Storniert oder Geplant sein. Der Status kann jederzeit wieder manuell geändert werden.
Hinweis!

Nebst konkreten Veranstaltungen kann auch der Typ "Entwicklungsmassnahme" gewählt werden. Lesen Sie hier mehr darüber!

Sobald die Veranstaltung publiziert wird (6), erhält der Mitarbeiter im Selfservice Portal einen Streameintrag sowie eine E-Mail an die private E-Mailadresse, wenn „Teilnehmer Info“ (8) auf „ja“ gesetzt ist,. Achtung: Wenn Sie die Veranstaltung nur an die ausgewählten Mitarbeiter publizieren möchten, wählen Sie unter "Publiziert" (6) den Wert "Teilnehmer" aus. Wenn der Wert "Alle" ausgewählt wird, wird diese Veranstaltung an ALLE Mitarbeiter per Streameintrag im ESS publiziert.

Ist der Wert bei „Teilnehmer Info“ auf „nein“, erhält der Mitarbeiter keine Information darüber, dass er einer Veranstaltung zugeordnet wurde. Im Selfservice Portal wird die Veranstaltung lediglich unter „Meine Veranstaltungen“ aufgeführt.

Sollten Sie zu der Veranstaltung Skills hinterlegen, können Sie entscheiden, ob diese für die Teilnehmer im Selfservice Portal sichtbar sein sollen oder nicht (7).

Wenn „Vorgesetzte Info“ (9) auf „ja“ gesetzt ist, erhält der Vorgesetzte des zugeordneten Mitarbeiters eine Benachrichtigung im Workcenter, sobald die neue Veranstaltung angelegt (gespeichert) wurde.
* * * EXKURS * * *
Veranstaltungsorganisation Info
  • Ja -> Die Veranstaltungsorganisation (initial der Benutzer der die Veranstaltung anlegt) wird im Backend via Kontakteintrag informiert, wenn ein Mitarbeiter diese Veranstaltung im Self Service Portal über den Veranstaltungskatalog beantragt oder im Backend (VA-Akte > Reiter „Teilnahme“) ein Teilnehmer der Veranstaltung manuell zugewiesen wird. Die Veranstaltungsorganisation wird auch dann informiert, wenn eine Person eine Teilname an externer Veranstaltung bucht (im Widget für externe Veranstaltungen).
  • Nein -> Die Veranstaltungsorganisation (initial der Benutzer der die Veranstaltung anlegt) erhält keine proaktive Information, wenn ein Mitarbeiter die Veranstaltung im Self Service Portal beantragt oder im Backend (Veranstaltungsakte > Reiter „Teilnahme“) ein Teilnehmer der Veranstaltung manuell zugewiesen wird.
Teilnehmer Info
  • Ja -> Sobald der Teilnehmer eine Veranstaltung im Self Service Portal beantragt und dieser Antrag final bearbeitet wurde, erhält der beantragende Teilnehmer einen Streameintrag, sowie eine E-Mail.

    Gleiches gilt, wenn der Teilnehmer via Backend der Veranstaltung manuell zugewiesen wird.

    Bei jeder Teilnahme-Status-Änderung wird der Teilnehmer sowohl per E-Mail als auch per Streameintrag über die Statusänderung informiert. Eine Person bekommt eine Mail, wenn sie im Veranstaltungs-Widget Teilnahme bucht.
  • Nein -> Der beantragende Teilnehmer wird weder via Streameintrag, noch per E-Mail über eine Teilnahme-Status- Änderung informiert.
  • Ja, mit Kalendertermin -> Sobald der Teilnehmer die Veranstaltung in dem Self Service Portal beantragt, erhält dieser einen Streameintrag, sowie ein E-Mail mit einem ics-Kalendertermin.

    Gleiches gilt, wenn der Teilnehmer via Backend der Veranstaltung manuell zugewiesen wird.

    Bei jeder Teilnahme-Status-Änderung wird der Teilnehmer sowohl per E-Mail (ohne ics-Termin) als auch per Streameintrag über die Statusänderung informiert. Eine Person bekommt eine Mail mit dem ics-Kalendertermin, wenn sie im Veranstaltungs-Widget Teilnahme bucht.

    In gewissen Konstellationen erhält der Teilnehmer eine zweite E-Mail mit einem (Storno) ics-Kalendertermin (siehe „Voraussetzung für den Versand von (Storno-) ics-Kalenderterminen“).
    Voraussetzung für den Versand von (Storno-) ics-Kalenderterminen:

    1. „Kostenumlage“-Einstellung des entsprechenden Teilnahme-Status

    1.1. Nur wenn „Kostenumlage = ja“ wird ein ics-Kalendertermin verschickt

    1.2. Nur wenn „Kostenumlage = nein“ wird ein Storno-ics-Kalendertermin verschickt

    2. Ein (Storno-) ics-Kalendertermin wird nur dann versendet, wenn ein Wechsel zwischen Teilnahme-Status erfolgt, welche für „Kostenumlage“ unterschiedlich konfiguriert sind. Bspw. Wechsel von einem Teilnahme-Status mit „Kostenumlage = ja“ auf einen Teilnahme-Status mit „Kostenumlage = nein“ oder umgekehrt. Bei einem Wechsel zu einem Teilnahme-Status mit gleicher „Kostenumlage“-Einstellung wird kein (Storno) ics-Kalendertermin versendet.

    3. Ein Storno-ics-Kalendertermin wird erst verschickt, wenn zuvor ein ics-Kalendertermin versendet wurde.

Vorgesetzte Info
  • Ja -> Der Vorgesetzte des Teilnehmers wird im Backend via Kontakteintrag informiert, wenn dessen Mitarbeiter die Veranstaltung im Self Service Portal beantragt oder manuell im Backend (Veranstaltungsakte > Reiter „Teilnahme“) der Veranstaltung zugewiesen wird.
  • Nein -> Der Vorgesetzte des Teilnehmers erhält keine proaktive Information.
Zusätzlich wird an die Veranstaltungsorganisation und Teilnehmer eine rexx Nachricht verschickt, wenn der Anmeldeschluss der Veranstaltung erreicht ist. Wobei hier die Teilnehmer nur mit folgenden Teilnehmer-Status berücksichtigt werden:
  • Zugesagt
  • Genehmigt
  • Eingeladen
  • Teilgenommen
  • Geplant
  • Warteliste
* * * EXKURS ENDE * * *

Der initiale Teilnehmerstatus (10) ist in der Regel „geplant“. Sie können aber auch Veranstaltungen anlegen, die bereits stattgefunden haben. In diesem Fall wäre der Status bspw. auf „Teilgenommen“ zu setzen.

Darüber hinaus können Sie weitere Informationen zu der Veranstaltung festlegen, z.B. welche Zielgruppe angesprochen werden soll (11 - rein informativ, systemseitig keine Auswirkung), oder auf welchen Themenbereich sich die Veranstaltung bezieht (12).

„Portal Workflow“ (13) = „ja“ bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, diese Veranstaltung über den Selfservice Bereich zu beantragen. Die Veranstaltung erscheint nach der Publizierung im Selfservice Portal unter dem Reiter „Veranstaltung Katalog“ und kann von jedem Mitarbeiter, der Zugriff auf den Bereich „Veranstaltungen“ hat, beantragt werden.

Für diese Funktion muss dem Mitarbeiter ein entsprechender Workflow in der Personalakte (im Bereich „rexx HR/Portal“) zugeordnet sein. Beantragt der Mitarbeiter die Teilnahme an einer Veranstaltung, geht der Antrag an die im Workflow definierte(n) Persone(n) und muss genehmigt werden.

Die Funktionen „Portal buchen“ (14), „Portal Ablehnen“ (15) und „Portal Storno“ (16) können alternativ zu der Funktion „Portal Workflow“ für den Selfservice Bereich aktiviert werden. Die ausgewählten Teilnehmer können sich somit im Selfservice Bereich auf die Veranstaltung buchen, oder die Teilnahme ablehnen bzw. stornieren.

Mittels "Min. Teilnahme" kann festgelegt werden, ob eine minimale Teilnehmeranzahl bsplws. Voraussetzung für das Stattfinden des Kurses/Trainings ist (17), bzw. wie viele Plätze maximal zur Verfügung stehen (18).
Hinweis: Ist die maximale Teilnehmeranzahl erreicht, können sich eingeladene Mitarbeiter trotzdem weiterhin auf die Veranstaltung buchen. Auch eine Unterschreitung der Mindestteilnehmeranzahl hat keine systemseitigen Auswirkungen.
Tipp!

Das Definieren einer Warteliste kann das Überbuchen von Veranstaltungen weitestgehend verhindern.

Bei Erreichung des Anmeldeschlusses (19) wird die Veranstaltung automatisch nicht mehr im ESS Portal angeboten. Teilnehmer können nun nur noch via Back-end durch HR zugeordnet werden.

Ob es sich um eine interne oder externe Veranstaltung handelt, kann unter Punkt 20 (vgl. screenhsot oben), sowie auch Vorschläge zur Weiterbildung (21) hinterlegt werden (Hinweis: Die hier verfügbaren Werte werden unter den Systemdaten > Veranstaltung Verwaltung > 'Vorschlag Weiterbildung' verwaltet).

(23) Bis vor Kurzem konnten über das Pseudo-Feld "Häuser" Häuser einer Veranstaltung zugeordnet werden und dann Personen dieser Häuser ebenfalls. Dieses Datenmodell wurde überarbeitet und folgendes neues Feature geschaffen:

Bei den Haustypen (erreichbar via Systemdaten>Typen_Veranst>Filter auf Instanz 'Haus') steht neu das Flag "Relevant für Veranstaltungen" zur Verfügung:
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Wenn dieses Flag auf "Ja" steht, wird dafür in der Veranstaltungs-Felderkonfiguration ein Pseudofeld mit der Bezeichnung des Haustyps angelegt. So kann dann in der Veranstaltungsakte das Feld in einen Bereich ziehen, z.B. das Feld "Veranstaltungsort" (=Haustyp).

Wenn das Flag auf "Ja, mit Adresse" steht, dann wird nach Zuordnung eines entsprechenden Hauses z.B. zum Feld "Veranstaltungsort" in der Akte nicht nur die Ortbezeichnung mit Ort gezeigt, sondern die gesamte Adresse.

Wenn das Flag auf "nein" steht, dann steht der Wert nicht als Pseudofeld in der Veranstaltungsakte zur Verfügung. Dies würde bei Haustypen gesetzt werden, die niemals zu einer Veranstaltung gehören - z.B. Krankenversicherungen, Berufsschulen usw.

Ebenso verhält es sich mit Personentypen. Auch hier steht das Flag "Relevant für Veranstaltungen" zur Verfügung.
Hinweis!

Die neue Logik stellt die Daten sehr viel besser dar. Im u.a. screen ist oben rot umrandet die neue Darstellung via der Typen-Pseudofelder und darunter ebenfalls rot umrandet die alte Darstellung per "Häuser":
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Die Verwendung des Feldes "Häuser" wird nicht mehr empfohlen!

Wenn Sie im Bereich 'Kosten' (24) eine Teilnahmegebühr hinterlegt haben, summiert sich diese automatisch mit jedem Teilnehmer, den Sie zu der Veranstaltung zuordnen. Weitere Kosten können Sie nach dem Speichervorgang über das Toplevel Menü eingeben. Die z.B. mit den Organisatoren/Teilnehmern geführte Kommunikation zu einer Veranstaltung wird im Abschnitt 'Information/Aufgaben' (25) angezeigt.

Die via Headermenü der Veranstaltung zugewiesenen Teilnehmer werden im Reiter 'Teilnahme' angeführt.

Der Bereich 'Umfragen' (26) wird im Abschnitt 'Umfrage zuordnen' weiter unten separat erläutert.

Im Abschnitt 'Bemerkung' (27) können wichtige Anmerkungen zu einer Veranstaltung hinterlegt werden, so dass auch bei einer Bearbeitung durch versch. Personen stets alle über wichtige Dinge/Besonderheiten im Bilde sind.

Im Bereich „Reihe“ (28) können Sie diese Veranstaltung zu einer bereits angelegten Veranstaltungsreihe zuordnen. Sie können für die Veranstaltung auch Ausstattungen buchen (29) , z.B. wenn Sie einen Beamer oder PCs für die Durchführung eines Trainings benötigen.

Sichern Sie Ihre Angaben/Änderungen schließlich durch Klick auf „Speichern“. Sämtliche Änderungen/Ergänzungen werden unter 'zuletzt bearbeitet' (22) geloggt.
Bei Neuanlage:

Nach dem Speichervorgang kann die Veranstaltung weiter bearbeitet und u.a. Teilnehmer zugeordnet (27) werden.

Das System legt bei Erstellung einer neuen Veranstaltung automatisch eine Umfrage an und weist sie der Veranstaltung zu. Vorlage für die neue Umfrage ist dabei die Umfrage, bei der die Einstellung 'Standard' mit dem ausgewählten Veranstaltungstyp der neu angelegten Veranstaltung übereinstimmt:

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Ist kein Standard für den betreffenden Veranstaltungstypen hinterlegt, bzw. paßt der Hinterlegte einmal nicht, kann die Zuweisung natürlich auch manuell erfolgen. Dazu einfach auf den Titel der hinterlegten Umfrage, bzw. das grau-kursive Wort 'Umfrage' klicken und im Folgelayer die gewünschte Umfrage auswählen (sh. auch Abschnitt 'Umfrage zuordnen' weiter unten).
Veranstaltung kopieren

Veranstaltungen können 1:1 kopiert werden. Das bedeutet wird eine Veranstaltung mit zugewiesener Umfrage kopiert, werden - nebst allen weiteren Angaben und Einstellungen - auch zugehörige Umfragen mit kopiert. Sofern in der kopierten Veranstaltung andere Umfragen verwendet werden sollen, kann dies im Umfragelayer innerhalb der Veranstaltung durch entsprechendes Entfernen/Setzen der Häkchen geändert werden.
Hinweis: Es muß mind. eine Umfrage zugewiesen bleiben. Entfernen Sie alle Umfragen und speichern dann, wird die Eingabe nicht übernommen.

Wird eine Veranstaltung ohne Umfragen kopiert, wird die Veranstaltung kopiert, automatisch eine neue Umfrage (*sh. vorangehenden Abschnitt und screenshot bezügl. Standardumfrage/Veranstaltungstyp) angelegt und der Veranstaltung zugewiesen.
Umfrage zuordnen
Grundsätzliches

- Je Veranstaltungstyp kann eine Standardumfrage (via Umfrageakte als 'Standard:' hinterlegbar) ausgewählt werden

- Wenn dann eine neue Veranstaltung diesen Types angelegt wird, wird automatisch auch eine Umfrage (gemäß Verknüpfung) angelegt

- im Umkehrschluss: Wenn ein bestimmter Veranstaltungstyp bei keiner Umfrage als Standard hinterlegt wird und eine neue Veranstaltung mit diesem Typen angelegt wird, wird auch keine Umfrage erstellt

Um der Veranstaltung die richtige Umfrage zuzuordnen, gehen Sie in der Veranstaltungsakte in das Feld „Umfrage“ (s. Abbildung unten: 1). Wählen Sie dann die gewünschte(n) Umfrage(n) aus (2) und speichern diese mit „Übernehmen“ (3).

Alternativ legt das System automatisch eine neue Umfrage an und weist sie der Veranstaltung zu. Vorlage für die neue Umfrage ist dabei die Umfrage, bei der die Einstellung 'Standard' mit dem ausgewählten Veranstaltungstyp der neu angelegten Veranstaltung übereinstimmt (screenshot s.o. unter "Bei Neuanlage").

Ist kein Standard für den betreffenden Veranstaltungstypen hinterlegt, muß die Zuweisung manuell erfolgen.
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Eine automatische Publizierung der Umfrage(n) kann über die Option "Auto-Publizieren" eingestellt werden. Der Wert "0 Tag(e) nach Veranstaltung" löst eine Publizierung am aktuellen Tag aus. Sie können die Umfrage(n) aber auch manuell publizieren (4), wenn Sie z.B. noch vor Veranstaltungsfälligkeit eine Umfrage durchführen möchten.
Hinweis!

Zu einer Veranstaltung können mehrere Umfragen zugewiesen werden. Eine Umfrage dagegen kann stets nur einer Veranstaltung zugewiesen sein.
Umfrageergebnis / Bewertung

Die Umfrageergebnisse können Sie in der Veranstaltungsakte einsehen.

Die Bewertung setzt sich hierbei aus den durchschnittlichen Befragungsergebnissen zusammen und basiert auf den Qualifizierungssystemen, welche bei den Fragen hinterlegt sind. Je nachdem, wie viele Teilnehmer wie häufig welche Antwort (und damit Wert) in der Umfrage auswählen, berechnet sich die Gesamtbewertung.

Wenn Sie auf „Bewertung“ (1) klicken, öffnet sich ein Layer mit den statistischen Auswertungen.

Sofern Sie die Befragung nicht anonymisiert durchgeführt haben, können Sie in der Personalakte die individuellen Umfrageergebnisse einsehen, indem Sie auf die Sternchen-Bewertung klicken:
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Weitere Daten und Einstellungen

Über das Toplevel Menü können Sie die ausgewählte Veranstaltung kopieren (1), löschen (2), die Akte für das Portal anpassen (3), oder weitere Daten hinterlegen:
  • Neue Kosten (4): Zusätzlich zu den Teilnahmekosten können hier weitere Aufwände frei hinterlegt werden. Eine Übersicht aller Kosten erhalten Sie unten in der Veranstaltungsakte im Bereich „Kosten“.
  • Neue Ausstattung (5): Sie können für die Veranstaltung auch Ausstattungen buchen, z.B. wenn Sie einen Beamer oder PCs für die Durchführung eines Trainings benötigen.
  • Aufgaben/Wiedervorlagen/Informationen (6): Sie können direkt aus der Veranstaltungsakte heraus Wiedervorlagen erstellen oder anderen Usern eine interne Nachricht/Aufgabe zukommen lassen, damit Sie keine wichtigen Vorbereitungsmaßnahmen vergessen. Im Reiter "Kontakte“ haben Sie den Überblick über die gesamte Kommunikation bezogen auf die Veranstaltung.
  • Über einen speziellen Workflow-Typ kann eine neu angelegte Veranstaltung zusätzlich noch formell beantragt werden (7). Mehr dazu im Folgeabschnitt.
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Neuer Workflow-Typ "Veranstaltung (Backend)"



Bisher konnten im Backend Teilnehmer "nur" direkt einer Veranstaltung zugeordnet werden ("Buchen"). Es war nicht möglich, dass ein Antragsprozess durchlaufen wird - falls beispielsweise der Vorgesetzte im Backend den Antrag für seine Mitarbeiter stellen möchte und der Antrag vom Vor-Vorgesetzten zu genehmigen ist. Ein weiteres Szenario findet sich z.B. in Produktionsunternehmen, in dem viele Mitarbeiter vielleicht keinen Zugang zur Unternehmens-IT haben und daher der Vorgesetzte für seine Leute die Anträge stellen muss.



Die neue Funktion "Veranstaltung beantragen" steht im Toplevel der Veranstaltungsakte>Stammblatt (und demnächst auch im Toplevel des Reiters „Teilnahme“) zur Verfügung. Dies wird über ein eigenes Recht in der Rechtegruppe "Antrag" gesteuert: "Veranstaltung beantragen".

Solange nur ein Workflow (kurz: WF) vom Typ "Veranstaltung (Backend)" eingerichtet ist, wird bei "Veranstaltung beantragen" sofort das Antragsfenster geöffnet. Wenn mehrere solcher WF‘s definiert sind, ist eine Auswahl des gewünschten WF vorgeschaltet.



Diese Workflows weisen in der rexx contact engine einen Bezug zur Veranstaltung auf, der im zentralen Workcenter sichtbar ist (hier Veranstaltung "Technik II"):

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Damit auch in der Veranstaltungsakte selbst besser zu erkennen ist, welche Gruppenanträge dort gerade unterwegs sind, wurde die Veranstaltungsakte um den Reiter "Kontakte" erweitert. Hier werden alle veranstaltungsbezogenen Kontakteinträge angezeigt. Veranstaltungsbezogene Kontakteinträge gab es an sich auch schon vor den Veranstaltungs-Backend-Anträgen; wenn über das Veranstaltungsfeld/-Widget "Informationen / Aufgaben" entsprechende Einträge zur Veranstaltung erfasst wurden. Die Infos in diesem Widget sind natürlich nicht so übersichtlich wie im Kontaktreiter - aber beide zeigen dieselben Daten.


Pseudofelder "Personal Auswahl" (Gruppenanträge für Veranstaltungen)



Damit es überhaupt möglich ist, aus der Veranstaltungsakte heraus einen mitarbeiterbezogenen Antrag zu starten, wurden neue Elemente für Workflows implementiert: Die Workflow Pseudofelder "Personal Auswahl" und "Personal Auswahl (Alle)". Diese Felder können wie normale Felder in den Antragsbereich und/oder die Antragsschritte gezogen werden. Beim Klick auf diese Felder öffnet sich ein Personalauswahl-Layer. Bei "Personal Auswahl (Alle)" bietet der Layer unabhängig von den Personalzugriffsrechten des Users alle Mitarbeiter zur Auswahl an. Bei "Personal Auswahl" hingegen werden nur die Mitarbeiter zur Auswahl angeboten, auf die der User auch den Zugriff hat.



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Soll ermöglicht werden, dass nicht nur im Antrag, sondern auch in den Folgeschritten die Personalauswahl bearbeitet werden kann, muss das Feld (s.o.) für die Folgeschritte des WF definiert werden. Dann ist es wie bei WF-Zusatzfeldern möglich, dass in den Folgestufen die Genehmiger die Personalselektion des Antragstellers bzw. der Vorstufe ändern können. In den jeweiligen Schritten merkt sich der WF, wie die Personalauswahl dort war, so dass stets nachvollziehbar ist, wer welches Personal hinzugefügt oder abgewählt hat.

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Die "Personal Auswahl"-Felder stehen für alle WF-Typen zur Verfügung, können also z.B. auch in freie Anträge eingebracht werden.

Im Zusammenhang mit dem neuen WF-Typ "Veranstaltung Backend" entfaltet sich noch die besondere Logik, dass die Genehmigung eines solchen Antrags dazu führt, dass die Mitarbeiter des Feldes "Personal Auswahl“ (der letzen Stufe!) direkt auch als Teilnehmende der Veranstaltung zugeordnet werden. Damit werden also im Backend Gruppenanträge für Veranstaltungen unterstützt, die eben nicht nur für einen, sondern für viele Mitarbeiter gelten! Die Genehmigung/Ablehnung dieser Veranstaltungs-Gruppenanträge wirkt genau wie beim Selfservice Einzelantrag aus dem Portal: Die Teilnehmenden erhalten den Status "Genehmigt", oder "Abgelehnt" und etwaige Infos (Teilnehmer-Infos, Vorgesetzten-Infos, Veranstaltungsmanagement-Infos) werden gemäß der Einstellungen in der Veranstaltung versendet.

„Teaser" für Veranstaltungen

Veranstaltungen können jetzt innerhalb der Akte ein Feld namens "Teaser" enthalten. Dies wird dann -vergleichbar dem Foto in der Personalakte - immer ganz links oben innerhalb eines Bereiches platziert. Nebenstehende Felder werden dann ohne Feldbezeichner angezeigt.

Beispiel (oben links das Tacho-Icon):
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Das Teaser-Icon und dessen Farbe wird je Veranstaltungstyp in den Systemdaten>“Typen Veranstaltung, Haus, Person, Organisation, Ausstattung" und dann Filtern auf Instanz=‘Veranstaltung‘ festgelegt.
Das Anlagenkarussell

Ab sofort steht Ihnen im rexx HR Back-end, sowie für das Mitarbeiterportal (sh. dazu auch weiter unten den Abschnitt „Akte für Portal anpassen“) ein neues Widget zur Verfügung, welches wie ein normales Feld in der Veranstaltungsakte in beliebigen Aktenbereichen und beliebiger Position eingefügt werden kann: Das Anlagenkarussell.
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Hierbei handelt es sich um ein Anlagenfeld, in das Dateien mit den Formaten PDF, doc, docx, PNG, JPG, PowerPoint (und weitere) hochgeladen werden können. Diese Anlagen werden dann in einem interaktiven Karussell platziert, bei dem über die rechts und links angeordneten Pfeile durch die verschiedenen Anlagen navigiert werden kann.

Typischerweise könnten solche Anlagen sein:
  • Foto / Vita Referenten
  • Foto / Kurzbeschreibung Hotel
  • Anfahrtsskizze
  • Unterlagen zur Veranstaltung
Folgende Icons bietet das Widget oben rechts:
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  • Cloud: Neue Anlage hochladen
  • Liste: Liste der hochgeladenen Anlagen mit Option, diese wieder zu löschen, die Reihenfolge im Karussell zu ändern, bzw. neue Anlagen hochzuladen
  • Expand View: Größere Ansicht des Karussells im Layer (Zoomansicht) Hinweis: Das manuelle Browser-Zoomen hat beim Karussell keine Auswirkungen, daher das Expand-icon
Akte für Portal anpassen



Mit dem Recht „Akte für Portal anpassen“ (Aufgabengruppe: Akte Veranstaltung) erhält ein Benutzer die Befähigung, das Layout von Veranstaltungsakten auch für die Mitarbeiteransicht im Portal anzupassen.

Dafür wird eine beliebige Veranstaltung (kurz: VA) ausgewählt und dann im Toplevel des VA-Stammblatts der Menüpunkt "Akte für Portal anpassen" gewählt. Im Toplevel öffnet sich daraufhin der Menüpunkt "Portal Akte" (sh. Screen unten).
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Zu sehen ist dann die VA-Akte, wie sie bis dato für das Portal hinterlegt ist, gefüllt mit den Daten der zuvor gewählten VA.

In dieser Konfigurationsansicht werden immer alle Feldbereiche der VA-Akte gezeigt - auch wenn in der zuvor gewählten VA-Akte vielleicht einige Feldbereiche über die VA-Typen-Verwaltung ausgeblendet waren (Exkurs: Via Systemdaten > Felderkonfiguration VA > Feldbereiche definieren kann festgelegt werden, welcher Feldbereich bei welchem VA-Typ gezeigt werden soll).

Hier können nun für das Portal nicht nur die Feldbereiche anders angeordnet werden, sondern auch die Felder innerhalb der Bereiche anders sortiert, weggelassen oder anderen Bereichen zugewiesen werden.

Über das im grauen Balken angeordnete "Spalten" (sh. Screenshot oben) wird bestimmt, ob die Portal-VA-Akte 2- oder 3-spaltig sein soll. Tipp! Üblicherweise wird im Portal nur ein kleiner Teil der VA-Daten präsentiert, wo eine 2-spaltige Ansicht oft harmonischer wirkt. Werden jedoch viele Daten/Feldbereiche gezeigt, empfiehlt sich eine 3-spaltige Ansicht.
Hinweis: Unabhängig von dieser Spaltendefinition werden gemäß dem Responsive Design auf kleinen Bildschirmen/Smartphones nur 1 oder 2 Spalten gezeigt, wenn der Platz nicht ausreicht.
Wichtig! Wenn alle Änderungen vorgenommen wurden, unbedingt über "Speichern" (oben im grauen Menübalken) sichern!

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