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Kontaktpflege

Die Kontaktpflege (Beziehungsmanagement) zu den Bewerbern, Poolkandidaten und Interessenten (Sonstige Kontakte) wird im rexx ER bereits gut unterstützt. Mit dem Modul „Kontaktpflege“ bietet Ihr rexx Recruitment zusätzlich die Automatisierung solcher Prozesse. Besonders interessant sind solche Automatisierungen im Zusammenhang mit Talentpools oder für Kandidaten, die sehr lange im Prozess „hängen“.

Unter der Kachel „Zusatzmodule“ findet sich der Menüpunkt „Kontaktpflege“, der über eigene Rechte gesteuert wird.

 
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Die grundlegende Idee ist, dass Abfragen auf die Bewerber mit Formschreiben zeitgesteuert, also automatisch, ausgeführt werden. Das Kontaktpflege-Modul erzeugt auf Grundlage der Abfrage automatische Schreibaufträge (s. Beispiele weiter unten).
Kontaktpflege: Einrichtung & (Auftrags-)Akte

Gezeigt wird eine Liste mit den Kontaktpflege-Aufträgen, hier z.B. 3 Stück. Erkennbar sind auch die damit verknüpfte Bewerber-Abfrage sowie das zugehörige Formschreiben-Template.
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Um einen neuen Auftrag zu erstellen, die Daten nach Excel zu exportieren oder die Ansicht zu drucken klicken Sie im Top-Level-Menü auf „Kontaktpflege“ und wählen Sie den entsprechenden Schritt aus.

Über die blau verlinkte Bezeichnung des Kontaktpflege-Auftrags gelangen Sie in die Auftragsakte. Dort können Sie ebenfalls über das Top-Level-Menü (Name des augewählten Auftrages) den ausgewählten Kontaktpflege-Auftrag kopieren oder löschen (endgültig!).

Für eine Kontaktpflege, welche auf einen Zeitraum filtert in dem es keinen Kontakt mit dem Bewerber gab (Filter "Letzter Kontakt -> (Tage)"), gelten alle Kommunikationeinträge mit Bewerbungsbezig als Kontakt und auch die folgenden Medien:
  • Formschreiben Brief
  • Formschreiben Mail
  • Mail ->
  • Fax ->
  • Telefon ->
  • Brief ->
  • Persönlich
Dadurch wird ein Auslösen eines Kontaktpflegeschreiben vorerst verhindert.

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Schreibaufträge aus der Kontaktpflege

Den Einträgen im Reiter „Versand“ der Kontaktpflege-Akte sind im Workcenter jeweils Schreibaufträge zugeordnet:
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Wurde in der Kontaktpflege-Akte ein Auftrag blockiert, so wird der zugehörige Schreibauftrag auch im Workcenter automatisch gelöscht. Andersherum gilt dies genauso: Wird in der Schreibauftragsliste ein Schreibauftrag aus dem Kontaktpflege-Modul gelöscht, so wird dieser auch in der Kontaktpflegeakte automatisch blockiert.

Die Schreibauftrags-Liste enthält im aufklappbaren Bereich einen Filter auf den „Schreibauftrags-Typ“: 
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Es werden folgende Typen unterschieden:
  • Manuell: Der Schreibauftrag wurde manuell in der Bewerberakte erstellt, z.B. 'Einladung durchführen'
  • Absage Termin: Es wurde ein „Absage Termin“-Auftrag in der Bewerberakte manuell erstellt.
  • Kontaktpflege-Typen: Es werden alle existierenden Kontaktpflege-Aufträge als Filter angeboten
Dubletten

Das Kontaktpflege-Modul berücksichtigt Dubletten. Dies stellt sicher, dass ein per Kontaktpflege-Auftrag erstellter Geburtstags-Gruß immer nur an eine Bewerbung eines Dubletten-Sets versendet wird. Dabei wird diejenige Dublette als Empfänger gewählt, die den letzten ausgehenden Kontakt aufweist.
Tipps !

Es ist ratsam, die ersten Kontaktpflege-Aufträge mit „Vorlauf“ anzulegen, so dass Sie die konkreten Empfänger sehen und ggf. korrigieren können. Die Korrektur könnte die z.B. Umformulierung der zugehörigen Bewerberabfrage, oder das Blockieren einzelner Aufträge umfassen.

Alternativ kann auch die „Versand“-Zeit des Auftrags auf eine spätere Uhrzeit gelegt werden, um diese zuvor prüfen zu können.

Sollten Sie einmal feststellen, dass ein Kontaktpflege-Auftrag nicht wie gewünscht arbeitet, sollte dieser zunächst deaktiviert (s.o.: Status „Aus") gesetzt werden, um z.B. in Ruhe zu prüfen, wie und warum die potenziellen Empfänger gebildet wurden. Ist der Empfängerkreis falsch, ist es am einfachsten den Kontaktpflege-Auftrag zu kopieren und in der neuen Kopie die richtige Bewerberabfrage zu hinterlegen. Der (inkorrekte) Ursprungs-Kontaktpflege-Auftrag kann dann gelöscht werden.
Hinweis

Das Kontaktpflege-Modul unterstützt nur die Email-Kommunikation. Ausdrucke können nicht automatisiert vorgenommen werden. Daher ist es ratsam, die Abfrage des Kontaktpflegeauftrags so zu formulieren, dass nur Bewerbungen mit hinterlegten Email-Adresse gefunden werden. Dafür sollte bei den Abfragen für Kontaktpflegeaufträge, in der Bewerberliste, immer das Filterfeld „email j/n“ aktiviert sein und zusätzlich auf „Ja“ gesetzt werden. Wenn Sie das Filtern auf

„email j/n=Ja“ einmal vergessen, macht dies aber auch nichts: Die Aufträge werden genauso erzeugt und dokumentiert, aber eben nicht wirklich versendet.

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Beispiele für Kontaktpflege-Szenarien

Es können beliebige Kontaktpflege-Aufträge hinterlegt werden. Im Folgenden ein paar Anwendungsbeispiele:
a) Geburtstagsgrüße:

Sie möchten allen Kandidaten, denen NICHT abgesagt wurde und die NICHT eingestellt sind, eine nette Email senden, um zum Geburtstag zu gratulieren.

Dabei formulieren Sie über die Bewerber-Abfragen entsprechende Bedingungen (hier insbesondere die Filter „Geb. in von Tage / Geb. in bis Tage“) in einer eigenen Abfrage:
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Weiterhin muss ein passendes Formschreiben hinterlegt werden, was dann zu diesem Anlass herangezogen wird.
b) Kontaktpflege bei 'Prozesshängern':

Sie möchten allen Kandidaten, denen NICHT abgesagt wurde und die NICHT eingestellt sind, und bei denen es seit mehr als XX Tagen keinen Kontakt gab, eine nette Email senden, die den Kandidaten zeigt, dass sie nicht vergessen wurden.

Über die Bewerberliste und den Filter „Letzter Kontakt -> > Tage“ können Sie auch hier schnell und bequem die entsprechenden Kandidaten ausmachen:
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c) Automatische, endgültige Absagen an Pool-Kandidaten:

Wenn Kandidaten z.B. länger als 36 Monate im Pool ist, soll diesen endgültig abgesagt werden. Dazu formulieren Sie eine Bewerber-Abfrage mit den Filtern „Verweildauer in Monaten > 36“ und „Bewerber-Pool=ja“.

Da die Formschreiben-Templates stets mit einem Status versehen werden können (und sollten), würden diese Kandidaten dann auch automatisch auf 'Absage' gesetzt werden. Sie fallen damit aus dem Pool und werden - je nach Systemeinstellung - entsprechend auf Rumpfdaten reduziert.

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