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Zeitmanagement / Arbeitszeit
Hier werden sämtliche Kommen- und Gehen-Buchungen (Echtzeitportalbuchungen, sowie nachträgliche Buchungsanträge aus dem Portal, oder auch durch den Timemanager im back-end eingestellte Buchungen) gelistet.

rexx erwartet nach einer Kommen-Buchungen stets eine Gehen-Buchung, um die Zeitspanne dazwischen als geleistete Arbeitszeit verbuchen zu können. Wird am selben Tag nach einer Kommen- eine erneute Kommen-Buchung durch den Mitarbeiter im Portal erfasst, fragt das System (da Buchung nicht konkludent) nach, ob dies korrekt ist, oder eine andere Zeitbuchungsart (Gehen) gewählt werden soll. Die (inkonkludente) erneute Kommen-Buchung kann trotzdem erfasst werden, wird aber im System als fehlerhaft markiert, sofern nicht am selben Tag noch zwei Gehen-Buchungen erfasst werden, welche je einer der Kommen-Buchungen 'folgen'.

Nicht per Echtzeit/Browserstechuhr erfasste Buchungen (vgl. screenshot unten 'Nachträgliche Buchung im Portal erfassen') gehen als Antrag an den Timemanager. Die Zeitberechnung geht grundsätzlich erst einmal von der Korrektheit beantragter Buchungen aus und legt diese wie normal verbuchte Zeiten ab. Nur wenn der Timemanager einen Antrag ablehnt, würde die beantragte Zeitbuchung rausgenommen und die (geleistete) Arbeitszeit wieder entsprechend um diesen Zeitraum reduziert.

Meldung über Fehlbuchung im Portal: Nachträgliche Buchung im Portal erfassen:

(bei Echtzeiterfassung / Browserstechuhr) (unten im Bild)

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Wenn der Mitarbeiter am Vortag vergessen hat, sich zum Feierabend hin auszuloggen (letzter Log war z.B. 'Kommen' nach der Mittagspause), und am Folgetag (erneut) Kommen bucht, ist dies für das System so in Ordnung, doch wird für den Vortag noch eine Gegenbuchung für die 'offene' Kommen-Buchung erwartet.

Bis zu welchem (Stich-)Tag Buchungen rückwirkend für den Vormonat im ESS nacherfasst werden dürfen, läßt sich über die Systemeinstellungen (nur durch einen rexx Mitarbeiter bearbeitbar) regeln.
Fehlbuchung(en)

Im back-end sind Tage mit Fehlbuchungen vorne rot markiert (vgl. screenshot 'Im back-end').

Eine Fehlbuchung in dieser Liste (Fehlbuchungen in der Personalakte ->Zeitliste werden anders berechnet!) entsteht entweder, wenn zum Zeitpunkt der Buchung am selben Tag eine Abwesenheit (Urlaub o.ä.) vorliegt, die Gegenbuchung fehlt, oder wenn die Buchung dieselbe wie die Vorherige ist (wenn nicht Projektzeiterfassung aktiv).

Im back-end:

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Erläuterungen zu obigem screenshot:
  • Nach der Kommen-Buchung um 15:22 Uhr wurde keine Gegenbuchung (Gehen) mehr erfasst, weshalb rexx diesen Tag markiert (in sich nicht schlüssig). Die erste Kommen-Buchung um 14:57 Uhr, sowie die Gehen-Buchung um 15:12 (nacherfasst um 15:23 Uhr) wären in sich schlüssig gewesen.
  • Die Gehen-Buchung um 15:12 Uhr wurde per Antrag nacherfasst und enthält eine Bemerkung (bei Klick auf das blau verlinkte Wort 'Gehen' erscheint der hinterlegte Text). Die anderen beiden Buchungen wurden per Echtzeit im Portal vorgenommen.

Im Portal stellt sich obiger Fall wie folgt dar:
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Hier ist anhand des Details "(Geplant)" noch deutlicher zu erkennen, dass die Gehen-Buchung für 15:12 Uhr als Nacherfassung (Antrag an den Timamanager) erfolgte.

rexx sortiert die Buchungen nach der Zeit, für die sie gelten. Daher wird die nachträgliche Gehen-Buchung von 15:23 hier zwischen die beiden anderen sortiert, auch wenn sie eigentlich als letzte erfasst wurde.
Autopausen

Die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Ruhepausen werden auch in rexx berücksichtigt. So sind i.d.R. die erste und zweite Zeitgrenze für Autopausen auf nach 6:00, bzw. 9:00 Stunden eingestellt. Erfolgt nach 6:00 Std. Arbeitszeit keine Pause, zieht das System dem Mitarbeiter automatisch 30 Minuten ab, d.h. ab 6:01 Std bis 6:30 Std würde die Arbeitszeit nicht als solche gezählt werden (Autopause). Erfasst der Mitarbeiter eine reguläre Pause, die kürzer als 30 Minuten ist, zieht die Autopause die noch fehlenden Minuten von der eigentlichen Arbeitszeit ab, bis die halbe Stunde Pause wirklich erreicht ist. Wird die z.B. erste Pause erst nach 7:00 Stunden ununterbrochener Arbeitszeit gemacht, bleibt die Autopause nach der ersten Zeitgrenze dennoch bestehen. Ab 9:00 Stunden reiner Arbeitszeit (abzüglich vorangehender Pausen) erwartet das System erneut eine mindestens 15-minütige Pause.

So würde rexx zwar auch ohne das Zutun der Mitarbeiter auf gesetzeskonforme Pausenzeiten achten, doch sollte dies natürlich nicht die tatsächliche Erfassung Selbiger ersetzen.
Schichtarbeit - Mitternachtsbuchungen

Um dem System zusammenhängende Buchungen über Mitternacht zu erlauben, muß gleichnamige Systemeinstellung (nur durch rexx Mitarbeiter bearbeitbar) aktiviert werden. Damit weiß rexx HR, dass eine z.B. um 20:00h gebuchte Kommen-, gefolgt von einer Gehen-Buchung am Folgetag um z.B. 2:00 Uhr als ein zusammenhängender Buchungszeitraum zu betrachten ist.
Nachtarbeitszeiten

Um zulagenpflichtige Nachtschichten besser von der normalen Arbeitszeit zu unterscheiden, können diese Zeiträume in den Systemeinstellungen (nur durch rexx Mitarbeiter bearbeitbar) "Nachtarbeitszeit Beginn (HH:MM)" und "Nachtarbeitszeit Ende (HH:MM)" hinterlegt werden. Mithilfe des Filters, bzw. Spalten in Search & List können in solche Zeiträume fallende Buchungen dann gezielt aufgerufen, bzw. herausgefiltert werden.
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Schnittstelle zur Zeiterfassung

Nebst den Portalbuchungen (per Browserstechuhr, bzw. nachträglich beantragte Buchungen), können auch externe Zeiterfassungssysteme zur Übermittlung von Zeitbuchungen an rexx HR angebunden werden. Die hierfür erforderliche, kostenpflichtige Schnittstelle wird i.d.R. in einem gesonderten Termin während der Projektierung (oder auch im Nachgang als neues 'Teilprojekt') besprochen und eingerichtet. Üblicherweise fließen dann an externer Hardware (z.B. KABA-Terminals) getätigte Buchungen parallel zu den per ESS getätigten Buchungen in rexx HR ein. Den genauen Umfang, d.h. Kommunikationsrichtung(en), sowie zulässige Buchungsarten, als auch die Feinheiten des Aufbaus der auszutauschenden Dateien variieren hier je nach Kundenanforderung, bzw. Hardwareanbieter.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen rexx Projektleiter, bzw. den support.
Personalliste / Zeitspalten

Use Case: Übermittlung der geleisteten Stunden der Mitarbeiter pro Monat für das Bundesamt für xxx
Stundensummen: Die Spalte "Ist Stunden" summiert die Arbeitszeit, sowie sollmindernde Abwesenheiten (z.B. Urlaub) und Kappungen --> Soll hierauf ein zeitlicher Filter gesetzt werden, muss das Filterfeld "Gesamtdauer" verwendet werden (nicht Zeitraum!). Somit erhält man die Summe der Stunden, die ein Mitarbeiter in der entsprechenden Zeit gearbeitet hat.

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