Helpcenter

Suche von Helpcenter Themen

Org.management / Stellen / Stelle

Jede Stelle in rexx verfügt über eine eigene Stellenakte, eine Art Schnittstelle, an welcher verschiedene Inhalte des rexx HR zusammenkommen:
  • Die Stellendaten
  • Die Personaldaten (sofern Stelle besetzt)
  • Die Zuständigkeiten / Workflows
  • Die Org.-daten der Unit, der die Stelle zugewiesen ist
Bild
Die Stellendaten

In den Stellendaten werden vornehmlich Rahmendetails wie
  • der Stellentyp, die Job Familie, die Job Kategorie, sowie das Karrierelevel (Auswahlwerte i.d. Systemdaten pflegbar)
  • ob Schlüsselstelle oder nicht (bei Schlüsselstelle=Ja wird der Zusatzreiter 'Vorschläge' eingeblendet)
  • ob Leitungsposition oder nicht (bei Leitungsposition=Ja oder Stellvertretung wirkt sich dies bei Besetzung auf die Zugriffsrechte des Mitarbeiters auf andere Personalakten aus)
  • ggf. der zuständige Timemanager
hinterlegt.

> Der Stellenstatus wird systemseitig durch die Stellenauslastung vergeben, welche sich wiederum an den Werten
  • FTE / Soll FTE
  • Wochenstunden / Soll Wochenstunden
der Bereiche 'Besetzung' und 'Soll Stellendaten' orientiert.
Bspl.:

Die Soll Stellendaten lauten "Soll FTE: 1,00", "Soll Wochenstunden: 43,00". Aus der Besetzung fließen die Daten "FTE: 1,00" und "Wochenstunden: 40,00" ein. Das Ergebnis ist ein "Ist FTE" von 0,93, sowie eine 93,02%ige-Stellenauslastung (da nur 40 der geplanten 43 Stunden gearbeitet wird), was wiederum zum Stellenstatus 'Unterbesetzt' führt.

'Exakt besetzt' ist eine Stelle dann, wenn ihr Soll-FTE durch die FTEs der gültigen Besetzung(en) exakt erreicht wird - entsprechendes gilt für 'Unter-/Überbesetzt'.
Hinweis!

'Besetzt' ist eine Stelle immer dann, wenn irgendeine gültige Besetzung, egal mit welchem FTE/Stellenanteil auf der Stelle sitzt - sozusagen als generischer Ober-Status. Demenstprechend zeigt der Filter Status Stelle in der Stellenliste bei der Suche nach 'Besetzt' auch die Status 'Exakt besetzt', 'Überbesetzt', 'Unterbesetzt' und 'Mehrfach besetzt' mit an.

Der Filter nach 'Mehrfach besetzt' kann u.a. die Status 'Überbesetzt', oder auch 'Exakt besetzt' umfassen:

Bild

> Der Prozessstatus wird einerseits systemseitig gesteuert, ist aber auch manuell bearbeitbar (z.B. für den Fall, dass der Recruitingprozess außerhalb von rexx geführt wird).

> Ein Stellenantrag kann über das Toplevelmenü einer Stelle, bzw. über den Menüpunkt 'Stellenanträge' im Bereich Workcenter angelegt werden.
Kostenstellenzuordnungen in einer Stelle / Personalakte

Kostenstellenzuordnungen bei einer Stelle und in der Personalakte sind in keiner Weise miteinander verknüpft.

Im Data Warehouse beziehen sich die Kennzahlen 'FTE, Kostenstelle (*)' und 'Headcount, Kostenstelle (*)' nur auf die Kostenstellenzuordnungen des Personals.

Eine Zuweisung / Vererbung der Kostenstellenzuordnung der Stelle wird nur dann für einen Mitarbeiter übernommen, wenn der Mitarbeiter neu auf eine Stelle gesetzt wird:

- bei Anlage eines neuen Mitarbeiters, oder

- beim Wiedereintritt

Bei einer Versetzung des Mitarbeiters auf eine andere Stelle, oder Änderung der Kostenstelle in der Stelle findet keine (erneute) Vererbung zum Mitarbeiter statt.

In der Personalakte gelten die Kostenstellenzuordnungen für das Personal, in der Stellenakte die der Stelle.

'Doppellog'
  • Stellendaten Änderung zum wird von den Stelllenanträgen gespeist. Wenn ein Stellenantrag - z.B. eine Hochgruppierung auslöst, wird dabei auch immer ein Datum mitgegeben. So ist z.B. bei einem genehmigten Antrag erkennbar, zu wannn er eine Änderung auslöst.
  • Zuletzt bearbeitet loggt manuell getätigte Feldeinträge/-änderungen innerhalb der Stellenakte.
Im Feldbereich 'Soll Stellendaten' werden u.a. das für diese Stelle vorgesehene Arbeitszeitmodell, sowie Entgeltdaten skizziert. Der Bereich 'Ist Stellendaten' wird bei erfolgter Besetzung systemseitig entsprechend befüllt.
Die Besetzung

Dieser Feldbereich wird mit den Personaldaten des der Stelle zugewiesenen Personals gezogen und kann eine, oder auch mehrer Personen (Mehrfachbesetzung) umfassen. In letzterem Fall werden die Personaldaten untereinander gelistet aufgeführt.

Das Matching wird auf Grundlage von in der Stelle und im Personal hinterlegten Skills durchgeführt:
Berechnung Skill-Matching: Summe (Zielwert * Gewichtung) / Summe (Istwert * Gewichtung)

Zielwert und Gewichtung beziehen sich jeweils auf die Summe über alle Skills, die bei der Stelle/Skillprofil (bzw allgemein, gegen was gematcht werden soll) hinterlegt sind. Der Istwert kommt aus den Mitarbeiterdaten (üblicherweise Leitung-Ist). Zusätzlich ist das Ergebnis immer 0, wenn bei einem Skill, das als 'KO-Kriterium' definiert ist, der Istwert unter dem Sollwert liegt.
Leitungsposition als Stellvertretung

Eine Stelle die auf „Stellvertretung“ konfiguriert ist, fungiert ähnlich einer Stelle mit dem Attribut „ja“.

Der entsprechende Mitarbeiter auf dieser Stelle erhält im Backend den Zugriff auf die Mitarbeiterakten der Organisationseinheit, auf der sich die Stelle befindet. Außerdem erhält der Mitarbeiter auch Zugriff auf untergeordnete Organisationseinheiten, sofern keine weiteren Zugriffsrechte definiert sind.

Jedoch kann ein Mitarbeiter, welcher einer Stelle mit dem Attribut „Stellvertretung“ zugewiesen ist, nicht auf die Mitarbeiterakten anderer Leiter oder Stellvertreter derselben Organisationseinheit zugreifen.

So können bspw. Assistenzstellen abgebildet werden, welche Zugriff auf das untergeordnete Personal erhalten sollen, aber nicht auf gleichrangige Assistenzstellen und auch nicht auf die Leitungsposition der Organisationseinheit.

Des Weiteren steht die Rolle der Stellvertretung auch generisch in den Workflows und Remindern zur Verfügung, so dass sie als Genehmiger bzw. Reminderempfänger eingebunden werden kann.
Bild
Bild

Hier können Workflow- oder Reminderkonfigurationen vorgenommen werden, welche die entsprechenden Prozesse optimieren. Bspw. kann die Stellvertretung in einen vorgelagerten Schritt eines Workflows aufgenommen werden, welcher an den Vorgesetzten adressiert ist und in dem Stellvertretungsschritt eine erste Prüfung des Antrages vornehmen. Dadurch können die Vorgesetzten unterstützt bzw. entlastet werden.

In dem Organigramm und dem Org.Tree werden die Leitungspositionen mit dem Attribut „Stellvertretung“ wie folgt dargestellt.
Bild

Kommentar