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Reminder

Reminder sind vom System generierte, automatische Wiedervorlagen (Erinnerungen). Sie können für bestimmte Ereignisse und für bestimmte Mitarbeiter gesetzt werden.
So aktivieren Sie Reminder für sich selbst:

Gehen Sie im Hauptmenü über die Kachel 'Admin, Ticket' zum Punkt 'Reminder' - Meine Reminder.
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--> In der Spalte 'Aktiv' aktivieren Bild Sie den gewünschten Reminder für sich selbst.

--> Um z.B. bei Bewerbungseingang oder -änderung nur in den für Sie relevanten Fällen informiert zu werden, klicken Sie in der Spalte 'Ereignis' auf die blau hinterlegte Reminderbezeichnung. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie aus der Selectliste 'Gültig' die Einstellung 'Sachbearbeiter' aus. rexx informiert Sie dann gezielt bei Ereignissen zu Bewerbern, die auf einer Stelle erfasst sind/werden, bei der Sie als Sachbearbeiter hinterlegt sind. Mithilfe des Speichern-Buttons (oben links) übernehmen Sie den ausgewählten Wert und das Fenster schließt sich wieder.

--> Die Spalte 'Versand' bearbeiten Sie auf die gleiche Weise wie die Spalte 'Gültig' (siehe einen Punkt oberhalb).

In der Spalte 'Versand' legen Sie nun fest, ob Sie den Reminder nur als Wiedervorlage in rexx erhalten wollen (es erscheint dann zum gewünschten Termin ein Eintrag in Ihrem Workcenter), und/oder eine eMail an Ihr Mailingsystem (Outlook, Lotus Notes..) erhalten möchten.

--> Mithilfe der 'Zeiteinheit' und der 'Ereignis'-Spalten legen Sie die Frist fest, zu der Sie vor, zum (= 0 Tage vor/nach) oder nach Eintreten des Ereignisses erinnert werden möchten (Bearbeitung siehe Punkt oberhalb).
Tipp: Für tagtägliche Benutzer reicht ein Reminder innerhalb von rexx i.d.R. aus, für Fachentscheider und/oder weniger frequente Anwender ist jedoch (zusätzlich) der Versand einer eMail ratsam. Bedenken Sie, dass beim Abonnieren des Reminders in rexx und per eMail auch stets beide Nachrichten abgehakt werden müssen (was gerade bei Remindern zu neu eingegangenen Bewerbungen sehr schnell unhandlich werden kann).

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So stellen Sie Reminder für andere Benutzer ein:

Benutzer mit umfangreicheren Berechtigungen können über den Reiter "Reminder Superview" auch Reminder für andere Benutzerprofile verwalten.

Dies betrifft sowohl den fremdgesteuerten Versand von Remindern, als auch die Freigabe zur eigenständigen (De-)Aktivierung. > In beiden Fällen gilt als Grundvoraussetzung, dass die betreffenden Reminder in den Benutzerrechten freigegeben sind!
  • Fremdgesteuerter Versand bedeutet, dass die Benutzer des in der Spalte 'Gültig' ausgewählten Profils den (aktivierten!) Reminder zugestellt bekommen, egal ob sie diesen wollen oder nicht. Auch wenn sie unter 'Meine Reminder' den gleichen Reminder sehen und deaktivieren können, bekommen sie ihn zugestellt: Die Superview-einstellung überwiegt also die Einstellung durch den Benutzer selbst.

    Sie sollten daher beim Einsatz fremdgesteuerter Reminder den betreffenden Profilen (Spalte 'Gültig') nicht gleichzeitig das Recht auf eigenständige Verwaltung ('Benutzerfreigabe') desselben Reminders geben (Spalte 'Profile').
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  • Freigabe zur eigenständigen Verwaltung bedeutet, dass die ausgewählten 'Profile' den betreffenden Reminder unter 'Meine Reminder' angeboten bekommen und eigenmächtig (de)aktivieren können. Wenn Sie einem Profil einen Reminder freigeben ('Benutzerfreigabe' - 'Ja'), und diesen direkt auf 'aktiv' setzen, ist es für den Benutzer so, als ob er sich diesen selber aktiviert hätte. Entschließt er sich nun, einen 'voraktivierten' (und freigegebenen!) Reminder eigenmächtig zu deaktivieren, ist dies für Sie per Superview erkennbar - Sie sehen, welche Benutzer freigegebene Reminder auf 'Aus', bzw. 'An' stehen haben: Durch Klick auf die blau verlinkte Zahl werden diese namentlich gelistet.       
Praktisches Beispiel:

Sofern Ihre Fachentscheider die Reminder nicht selber verwalten (sollen), bitten Sie Ihren Administrator darum, diesen den gewünschten Reminder 'aufzudrücken'. Um Ihre Fachentscheider bei säumigem Weiterleitungs-feedback (- ein 'Topseller'...-) an eben dieses zu erinnern, wird der entsprechende Reminder für das benannte Profil (Auswahl per Multiselectbox) gesetzt, und per Haken Bild aktiviert:
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In der Spalte 'Versand' entscheiden Sie wieder, ob der Reminder nur im Workcenter zugestellt, bzw. und/oder ein Versand per eMail erfolgen soll. Gerade für Fachentscheider, die i.d.R. nur anlässlich neu weitergeleiteter Bewerbungen in rexx gehen, empfehlen wir die Einstellung 'email, rexx' - also beides.

Legen Sie auch hier die Frist fest, zu der die Reminder verschickt werden sollen und schalten ihn in der Spalte „aktiv“ an: Bild.
Durch 'Benutzerfreigabe - Ja' [color= rgb(0, 0, 0)]können Sie die Fachentscheider (statt des 'Aufdrückens') aber auch berechtigen, diesen Reminder selbständig zu (de-)aktivieren. Die Spalte 'Benutzereinstellung' informiert Sie darüber, welche der Fachentscheider den Reminder derzeit erhalten, bzw. bereits deaktiviert haben.[/color]

-> Ein Benutzer, der keine Berechtigung auf diesen Reminder hat, wird ihn weder erhalten wenn er ihm aufgedrückt wird, noch sehen können wenn er für ihn freigegeben wird.

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