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Personal / Personalakte

In der Personalakte werden alle personenbezogenen Daten wie Vertrags-, Stammdaten etc. des Mitarbeiters gepflegt (in Abhängigkeit Ihrer Berechtigungen einsehbar, oder auch editierbar) und können folglich auch via Search&List in der Listenansicht (zusammen mit anderen Mitarbeiterdaten) herangezogen werden.

Der Übersichtlichkeit halber sind die Daten in verschiedene Feldbereiche, -gruppen (s.u.) und Reiter untergliedert.

Folglich ein paar kurze Erläuterungen zur Ansicht des Deckblatts (erster Reiter):
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Um z.B. die Feldgruppe 'Krankenversicherung Daten' einzusehen, klicken Sie auf die grau-kursive Schrift rechts. Im sich nun öffnenden Fenster können die hinterlegten Daten eingesehen, bzw. geändert/ergänzt werden (rechteabhängig, anschließend 'Speichern').
Historische Felder

Bei historischen Feldern (Eingabe von Gültigkeitsdaten 'von/bis') wird in der Aktendraufsicht stets - sofern vorhanden - der aktuell gültige Wert angezeigt. In der Vergangenheit liegende Feldwerte werden in rot und kursiv dargestellt, in der Zukunft Liegende rosa:
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Grundsätzlich reicht dem System bei einer historischen Angabe das 'von'-Datum. Ein 'bis' kann optional gesetzt werden. Wird ein neuer Wert mit neuer Gültigkeit erfasst, wird der vorherige Wert einen Tag vor Erreichen der neuen Gültigkeit systemseitig automatisch beendet:

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Durch Klick auf den Feldwert (egal, ob Leer-, Zukunfts-, oder Vergangenheitswert) öffnet sich das Feld zur Neueingabe, Einsicht, oder Änderung der Historie.

Sofern Zukunftswerte erfasst sind und auf den ersten Blick sichtbar sein sollen, kann bei historischen Zusatzfeldern das 'Z-Feld' aktiviert werden:

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Damit ist in der Personalakte nebst dem aktuellen (sh. unten 1) auch der künftig gültige Wert (s.u. 2) direkt einsehbar.
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Voraussetzungen hierfür sind

> es existiert ein künftiger Wert (sonst ist das Z-Feld via Feldersortierung nicht verfügbar)

> Wichtig ist hier, dass die Gültigkeiten korrekt gepflegt sind (z.B. darf das von-Datum beim aktuellen Wert nicht fehlen)
Feldbereich: Vertrag & Austritt - "Vertragsphasen" in rexx

Vertragsphasen sind in rexx dafür da, Wiedereintritte abzubilden - wenn also eine Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses mit einem vorangehenden Austritt vorliegt.

Änderungen wie 'Mitarbeiter besetzt künftig andere Stelle' oder 'Änderung des Arbeitsverhältnisses' läuten in rexx Logik keine neue Vertragsphase ein.

Ein Wechsel vom Praktikant oder Azubi in ein festes Arbeistverhältnis darf in rexx keine neue Vertragsphase, sondern lediglich einen neuen historischen Record beim "Arbeitsverhältnis" begründen.

Liegt also keine Unterbrechung der Beschäftigung vor, sollte auch keine neue Vertragsphase verwendet werden, denn dies hat viele Nebenwirkungen; z.B. würde so u.a. die Anzahl der Ein-/Austritte künstlich erhöht. Auch erhöht eine inkorrekte Handhabung der Vertragsphasen u.U. die Berechnungen von Resturlauben etc. beim Jahresabschluss.

Eine neue Vertragsphase sollte also nur dann angelegt werden, wenn z.B. der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und erst nach ein paar Jahren wieder eintritt, also eine (größere) zeitliche Lücke dazwischen liegt!

Bei einem Wiedereintritt werden die Salden aus der vorherigen Vertragsphase bezüglich Zeiterfassung und Abwesenheiten (Stundenüberträge und Resturlaub), wie es bei einem Neueintritt der Fall wäre, genullt.

Es ist empfehlenswert bei einem Austritt / Abschluss einer Vertragsphase dafür zu sorgen, dass diese korrekt beendet wird –z.B.: Auszahlung oder Kürzungen bei positiven / negativen Stundensaldo mit den finanziellen Konditionen der ersten Vertragsphase.

Sollten aus irgendwelchen Gründen doch Ansprüche aus der vorherigen Vertragsphase in die neue Phase einfließen, so sind diese in der neuen Vertragsphase z.B. via Korrekturbuchungen manuell anzupassen.
Feldbereich: Organisation - Kostenstellenzuordnungen in einer Stelle / Personalakte

Kostenstellenzuordnungen bei einer Stelle und in der Personalakte sind in keiner Weise miteinander verknüpft.

Im Data Warehouse beziehen sich die Kennzahlen 'FTE, Kostenstelle (*)' und 'Headcount, Kostenstelle (*)' nur auf die Kostenstellenzuordnungen des Personals.

Eine Zuweisung / Vererbung der Kostenstellenzuordnung der Stelle wird nur dann für einen Mitarbeiter übernommen, wenn der Mitarbeiter neu auf eine Stelle gesetzt wird:

- bei Anlage eines neuen Mitarbeiters, oder

- beim Wiedereintritt

Bei einer Versetzung des Mitarbeiters auf eine andere Stelle, oder Änderung der Kostenstelle in der Stelle findet keine (erneute) Vererbung zum Mitarbeiter statt.

In der Personalakte gelten die Kostenstellenzuordnungen für das Personal. In der Stellenakte die der Stelle.
Feldbereich: rexx HR / Portal

In diesem Abschnitt werden administrative Inhalte wie z.B. die Zugangsdaten und die Zuweisung des (Benutzer-)profils verwaltet (per shortcut gelangen Sie wie u.a. direkt in das zugewiesene Profil, um hier z.B. bestimmte Rechteeinstellungen zu überprüfen). In unten angeführtem Beispiel hat das Personal keinen back-end Zugriff (kein rexx HR user), sondern - wie das Profil schon angibt - nur auf das Personalportal.
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Die 'User Sync ER', sowie die Mandantenthematik werden im Hilfetext zur ER8-Schnittstelle näher erläutert.
Flexible Akte - individuelle und globale Einstellungsmöglichkeiten:

Feldbereiche können user-individuell per drag & drop verschoben werden. Beim Neuanlegen eines Users wird die Aktenkonfiguration (Ansicht/Aufbau) des anlegenden Users zu Grunde gelegt. Welche Feldbereiche dem Benutzer angezeigt werden, ist rechteabhängig.

Die Felder- & Feldgruppensortierung ist direkt aus der Akte heraus anpassbar (vgl. o.a. screenshot, blaue Umrandung bei Vertrag&Austtritt).

Auch können Felder aus Akte heraus in andere Bereiche verschoben werden, sowie neue Bereiche geschaffen und/oder eingefärbt werden. Steuerelemente wie Haarlinien und/oder Leerzeilen verbessern die Übersichtlichkeit. Durch die Feldereinstellung 'erweitert ja/nein' steuern Sie, ob ein Feld standardmäßig in der Aktenansicht angezeigt wird, bzw. erst im erweiterten Modus (Feldbereich aufklappen, s. screenshot oben) erscheint.
Achtung: Vorangehend beschriebene Anpassungen gelten zentral für alle Benutzer!

NEU: 'Ferngesteuerte‘ Anordnung der Feldbereiche in Personalakten

Über folgenden Weg haben Sie nun die Möglichkeit, auch für andere User die Anordnung der Feldbereiche in den Personalakten zentral zu steuern:

Kachelmenü > Optionen > "Einstellungen": Toplevel "Aktenbereiche für alle sortieren". Es öffnet sich eine Maske zur Benutzerauswahl, gefolgt von einem Dialoglayer: "Wollen Sie für die ausgewählten Benutzer die Sortierung der Feldbereiche in den Akten mit Ihrer eigenen Ansicht ersetzen?", welcher nochmals zu bestätigen ist.

Diese Aktion dürfen alle User durchführen, die auch "Einstellungen für andere User übernehmen" (vgl. Rechteeinstellung des/der betreffenden Benutzerprofile) dürfen.

Digitale Personalakte

Nebst der 'normalen' (digitalen) Aktenansicht kann noch eine separate 'Digitale Personalakte' gemäß Ihren Bedürfnissen (Inhalten) generiert werden:
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Diese kann als Ausdruck z.B. gut in das Personal-/Jahresgespräch mitgenommen werden, um hier die wichtigsten Eckdaten schwarz auf weiß zur Hand zu haben. Auch die Generierung als pdf und anschließende Versendung via Email an z.B. nicht rexx-Benutzer ist ein nützliches Feature.

Bei der Erstellung einer neuen Information oder Email an den Mitarbeiter (vgl. Reiter 'Kontakte') kann für den Kontakteintrag der Zusatz 'Digitale Akte' gesetzt werden. Dann würde die betreffende Kommunikation auch in der Digitalen Personalakte hinterlegt werden und wäre bei der Erstellung o.a. pdfs mit anwählbar.
Tipp!

Digitale Akte kopieren: Nach Zusammenstellung der für Sie in der digitalen Akte relevanten Daten (incl. Deckblatt etc.) können Sie Diese als Kopie speichern, um bei erneutem Bedarf via Schnellzugriff genau die gewünschten Inhalte erneut abzurufen (gilt nur in angewählter Akte - Kopien sind pro Personalakte generierbar).

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Plötzlich Pflichtfeld?

In der Felderkonfiguration (Personal) kann eingestellt werden, ob ein Feld ein Pflichtfeld sein soll. Diese Einstellung greift später beim Bearbeiten einer Personalakte, nicht aber im Setup, also bei Mitarbeiterneuanlage. Der Grund ist, dass die Pflichtfelder des Setups - systemseitig bedingt - statisch sind. Es lassen sich hier zwar zusätzliche Felder einblenden, nicht aber als Pflichteingabe.

Bei (späterer) Bearbeitung einer Personalakte kann es daher vorkommen, dass bei Entfernung eines Feldwertes (eigentlich Pflichtwertes) das System plötzlich meldet, dass diese Angabe eine Pflichtangabe ist - auch wenn es (vorher) im Setup keine war und ein Leerwert nicht speicherbar ist.
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Stammdatenanträge im Back-end erfassen

Eine wichtige Neuerung ist die Möglichkeit, dass nun auch im Backend Stammdatenanträge ausgelöst werden können.
Beispiel: Der Mitarbeiter stellt keinen klassischen Stammdatenantrag über das Portal sondern ruft z.B. einfach bei HR an, oder sendet eine Mail, dass sich seine Bankverbindung ab nächsten Monat (also in der Zukunft) ändert. HR erfasst daraufhin einen entsprechenden Antrag (z.B. ohne Genehmigungsstufe), um diese künftige Änderung schon gleich zu hinterlegen.

Für diese Stammdatenanträge via Backend wurde ein neuer Workflow-Typ geschaffen: "Stammdaten (Backend)".

Der Backend Stammdatenantrag wird in der Mitarbeiterakte>Stammblatt über das Toplevelmenü>"Stammdatenantrag" aufgerufen. Wenn mehrere Workflows vom Typ "Stammdaten (Backend)" für den aufrufenden User zur Verfügung stehen, folgt ein Dialog zur Auswahl des Workflows.

Ähnlich wie im Portal gelangt der User dann auf eine spezielle Aktenansicht, in der Änderungen mit einem "Wirksam-ab Datum" auch für nicht-historische Felder erfasst und dann via Antrag abgesendet werden können.
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Ebenfalls erkennbar ist, ob für einen Mitarbeiter laufende Stammdatenanträge vorliegen. Dafür wurde das neue Systemfeld "Anstehende Änderungen" geschaffen, das einen Link auf das o.a. Log bietet. Dabei werden nur Daten gezeigt, die genehmigt sind und in der Zukunft liegen, oder ungenehmigte Änderungen, die auch für die Vergangenheit beantragt sein können.

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Das blau verlinkte Datum ist das Datum des nächstliegenden "Wirksam ab" Datums eines Antrags.

Durch Anträge erfolgte Änderungen an den Stammdaten werden nun in einem neuen Log gesammelt. Dieses ist über das Hauptmenü>Kachel 'Admin'>Logbuch>Reiter "Stammdaten" erreichbar.

Im Gegensatz zu den Logs im Portal und in der Backend Mitarbeiterakte sind hier alle Änderungen der Stammdaten - unabhängig davon, ob sie genehmigt oder nicht genehmigt sind, in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegen aufgeführt.

Außerdem werden hier auch Änderungen protokolliert, die ganz herkömmlich via inline-Edit im Backend im Stammblatt der Akte vorgenommen wurden. Solche Änderungen sind im Log in der Spalte Status mit "Direkt" gekennzeichnet. Bei Anträgen steht dort "Neu" oder "Genehmigt":
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Herkömmliche Inline-Edit-Änderungen erhalten ein Wirksam-ab mit Tagesdatum.

Dieses neue Stammdatenlog ist in Teilen redundant zum alten Logbuch>Personal. Allerdings werden hier nun auch künftige Änderungen aufgeführt. Über die Spalte "Änderung" ist erkennt man, ob sich der "Wert" eines Feldes geändert hat oder nur das "wirksam ab/wirksam bis". Dies vereinfacht z.B. die Selektion der zu übertragenden Daten bei Schnittstellen zu Fremdsystemen.
Freie Anträge in der Personalakte (nur in [url=https:/www.rexx-systems.com/news/rexx-prasenti ... espace.php]Whitespace[/url]-Modus)

Im Whitespace Modus (ab HR 5 verfügbar) verzichtet rexx künftig auf eine Auswahlliste mit Workflows und zeigt bei Klick auf 'Freier Antrag' die Liste mit freien Workflows direkt an. Die Liste ist optisch und funktional identisch mit der Liste 'Anträge' aus dem ESS Portal:

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Die Liste enthält Workflows, die den folgenden Bedingungen entsprechen:
  • Workflow-Typ = 'Freier Workflow'
  • Verfügbar = 'rexx HR'
  • Aktiv = 'Ja'
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Mehrfachzuordnung zu Benutzerprofilen

Häufig gibt es in der Praxis die Konstellation, dass bestimmte Benutzer verschiedene Funktionen in ihren Unternehmen übernehmen, welche nicht immer mit einem einzigen Benutzerprofil sinnvoll abzubilden sind.

Beispielsweise sollen Führungskräfte für die Mitarbeiter der eigenen Abteilung den vollen Personalaktenzugriff erhalten und in einer anderen Funktion dürfen sie nur einen eingeschränkten Personalaktenzugriff auf die Mitarbeiter einer anderen / fremden Abteilung besitzen.

Bisher wurde in diesen Fällen darauf verwiesen einen zweiten Benutzer anzulegen und diesem ein anderes Benutzerprofil zuzuweisen.

Die rexx HR Software wurde dahingehend angepasst, dass nun systemweit eingestellt werden kann, ob einem Benutzer mehrere Benutzerprofile zugeordnet werden können.

Dafür wurde die Systemeinstellung „Mehrfachzuordnung zu Benutzerprofilen“ geschaffen, welche nur durch den rexx Ansprechpartner konfigurierbar ist.

Ist diese Systemeinstellung so konfiguriert, dass eine Mehrfachzuordnung möglich ist, so wird in der Personalakte eines Mitarbeiters für das Benutzerprofil ein Layer angeboten (Feldbereich "rexx HR / Portal"). Dort können mehrere Benutzerprofile ausgewählt werden.
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Ist ein Benutzer in dem System eingeloggt, welcher eine Zuweisung zu mehreren Benutzerprofilen besitzt, so wird diesem unter dem Logout-Button eine Option zum Wechsel des Benutzerprofils angeboten. Damit kann der entsprechende Benutzer sehr komfortabel und auf schnellem Wege zwischen den Profilen wechseln.
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Bei einem Wechsel zwischen den Profilen wird der Benutzer aus dem aktuellen Profil ausgeloggt und automatisch mit dem neuen Profil eingeloggt. Dieser Vorgang ist für den Benutzer nicht erkennbar.

Das Häkchen neben der Benutzerprofilbezeichnung zeigt das aktuell verwendete Benutzerprofil an.

Wenn Ihr System für eine „Mehrfachzuordnung von Benutzerprofilen“ konfiguriert werden soll, wenden Sie sich bitte an den rexx Ansprechpartner.
ACHTUNG!

Die Mehrfachzuordnung von Benutzerprofilen ist KEINE empfohlene Standardeinstellung, da sie an verschiedenen Stellen im System zu Logik-Konflikten führen kann. Primär sollte diese Möglichkeit für Test-/Admin-Zwecke genutzt werden.

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