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Scanmanager und Scanner-Import


Der Scanner-Import importiert Dokumente in Papierform (z.B. bisher vorhandene Personalakten, personalbezogene Dokumente) direkt von einem Scanner in eine Art Warteschlange ins rexx HR, wo sie durch dafür berechtigte User zur jeweiligen Personalakte (auch digitale Personalakte) zugeordnet werden können.

Hardware-Voraussetzungen und Einrichtung:


Die Voraussetzungen des Scanners, sowie alle mit der Einrichtung des Moduls zusammenhängenden Aufgaben, werden bei Einrichtung und Freischaltung des Moduls mit dem zuständigen Consultant / Projektleiter seitens rexx systems besprochen und festgehalten.

Grafischer Überblick der Struktur und Funktionsweise des Moduls:

Bild
Automatische Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeiterakten:
  • Dokumente können direkt via E-Mail (lokaler Mailaccount) oder über den Scanner als E-Mail an das Mailimport-Postfach auf den rexx HR Server übertragen werden. Die Absender der Dokumente müssen im System hinterlegt werden (max. 10 und mit Komma getrennt, Systemdaten/E-Mail Postfächer)
  • haben diese E-Mails einen bestimmten (von rexx vordefinierten) Betreff, können sie automatisiert zur gewünschten Mitarbeiterakte und zugleich dem gewünschten Kontakttyp / Kontaktordner zugeordnet werden
  • enthalten diese E-Mails nicht diesen bestimmten (von rexx vordefinierten) Betreff, sondern bspw. nur (Personalnummer,Kontakttypkürzel) wird automatisch im Kontaktcenter des Mitarbeiters hinterlegt. Ist das Kontakttypkürzel nicht vorhanden oder kann nicht erkannt werden, wird die importierte Mail zum Kontakttyp 'Sonstiges' zugewiesen. Sollte zur Personalnummer keine Personalakte vorhanden sein, werden Mail-Anlagen im Scan-Manager-Verzeichnis abgelegt
  • enthalten diese E-Mails keinen Betreff, werden die angehängten Dokumente der E-Mail in die Warteschlange des Scanmanagers einsortiert und können dann manuell zugeordnet werden
Aufbau des 'Betreff' für direkte Personalzuordnung:
  • Personalnummer des Personals,Kontakttypkürzel,Betreff des Kontakteintrages
  • Beispiel: 12345,AU,Krankmeldung Hans Huber

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